Che cos'è un ordine d'acquisto generale?

Nel bilanciare i costi amministrativi con la necessità di consegne rapide e consistenti di beni o servizi, gli ordini di acquisto generico offrono un vantaggio positivo al proprietario di una piccola impresa. Se correttamente eseguito, un ordine di acquisto globale salva sia l'acquirente che il venditore una notevole quantità di tempo e denaro.

Convenienza

Sebbene la meccanica di un acquisto generale possa variare, la teoria dietro di loro è sempre la stessa. L'obiettivo è quello di creare un ordine di acquisto permanente con termini e condizioni predefiniti che consentano di risparmiare tempo amministrativo per acquirenti e venditori che desiderano fare insieme un numero esteso di attività per un periodo di tempo e entro determinati limiti. I componenti principali sono un periodo di rendimento e qualche tipo di limitazione sugli importi in quantità o in dollari spesi.

Ordini materiali e di fornitura

Un tipo comune di ordine di acquisto generalizzato consente di impostare gli elementi pubblicitari precontrattati per materiali o forniture specifici consumati su base frequente. Ad esempio, se un'azienda acquista molti asciugamani di carta e sacchetti della spazzatura dalla stessa azienda per tutto l'anno, un ordine di acquisto con due voci è prestabilito ad un prezzo unitario concordato per ciascun articolo e con un limite sul numero di unità che possono essere comprati o dollari possono essere spesi per ogni elemento pubblicitario entro un anno. Quando le merci sono necessarie, il fornitore deve solo consegnare; l'acquirente riceve le unità e paga al ricevimento. Il contratto viene in genere negoziato per terminare quando sono stati raggiunti gli elementi pubblicitari, i valori in dollari o i limiti di tempo.

Ordini di servizio

È inoltre possibile creare ordini di acquisto generici per i servizi resi. Se sono necessari frequenti interventi di manutenzione o riparazione, ad esempio, è possibile negoziare prezzi prestabiliti per ciascun tipo di servizio, in modo molto simile a un ordine di acquisto generale di materiali o forniture. Il pagamento viene effettuato dietro approvazione della firma da parte di un dipendente autorizzato nel luogo dell'acquisto per confermare che i servizi sono stati resi completi come descritto nel contratto generale.

Limite di ordini di responsabilità

Un altro tipo di ordine di acquisto generale può essere eseguito in base a un intervallo di tempo specifico e al limite di responsabilità in dollari, ma senza elementi pubblicitari dettagliati. Questi tipi di accordi sono utili quando si prenota un budget limitato per i servizi di consulenza per un progetto specifico entro un determinato periodo di tempo.

Ad esempio, se il budget totale per un progetto di scrittura di un report era $ 10.000, l'acquirente crea un ordine di acquisto di una singola riga con una quantità di 10.000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 10.000 da eseguire entro un anno periodo. La quantità rappresenterebbe i valori in dollari da spendere in varie parti della scrittura di report come successivamente definiti durante l'anno, concordati da entrambe le parti e poi consegnati in incrementi di $ 1. Se il primo è stato definito, scritto e consegnato con un costo concordato di $ 2.000, l'acquirente riceverà una quantità di 2.000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 2.000 pagabili al consulente. Il valore rimanente sull'ordine di acquisto sarebbe quindi $ 8.000. I rapporti successivi sarebbero stati definiti, scritti, consegnati e pagati nello stesso modo fino a quando il budget totale di $ 10.000 era stato consumato dall'ordine di acquisto.