Cos'è l'esborso della fattura?
La legge Sarbanes-Oxley mira a prevenire la frode dei venditori e dei dipendenti che altrimenti deriverebbe dallo sfruttamento delle debolezze nei controlli dei conti fornitori. L'atto richiede che i controlli siano in atto per garantire che i conti da pagare siano più che una questione di pagamento di una fattura al ricevimento. Questi controlli sono efficaci nella prevenzione di frodi, pagamenti in eccesso da parte del fornitore, emissione di pagamenti multipli per una fattura, perdita degli sconti di pagamento anticipato, risultati negativi da parte dei revisori dei conti dello Stato, relazioni vendor danneggiate e processi costosi dovuti a inefficienza. Il processo di esborso delle fatture include tali controlli.
Scopo
L'esborso della fattura o il processo di acquisto a pagamento possono essere effettuati utilizzando un sistema di voucher che fornisce il controllo sulle erogazioni di denaro. Tale sistema garantisce che solo il personale autorizzato presenti obblighi che comportino erogazioni di denaro. Il sistema richiede la verifica dell'autorizzazione nonché l'approvazione e la registrazione di tali obblighi.
Voucher di pagamento
Un buono di sborso utilizzato per elaborare i pagamenti include la fattura del fornitore originale, il modulo d'ordine e il documento di ricevuta del materiale. Il buono di sborso documenta il nome del venditore e l'indirizzo di rimessa, il numero dell'ordine d'acquisto, il numero di identificazione fiscale del venditore, il pagamento della data da emettere, la data e il numero della fattura del venditore, la descrizione dell'oggetto acquistato o il servizio prestato, lo scopo dell'acquisto, il progetto da addebitare per il pagamento, l'importo della fattura o il pagamento dovuto e la fattura totale complessiva, nonché la firma del personale autorizzato.
Processo di esborso della fattura
Patrick Delaney descrive l'esborso fatture o il processo procure-to-pay in "Wiley CPA Exam Review 2012, Auditing and Attestation" come consistente in diversi passaggi, il primo dei quali è l'emissione di una richiesta d'acquisto dipartimentale al reparto acquisti di un'organizzazione. Al ricevimento della richiesta, il reparto acquisti determina innanzitutto la quantità dell'articolo richiesto da ordinare e il fornitore che fornisce l'articolo, quindi invia un ordine di acquisto al fornitore. Il reparto ricevente viene avvisato dell'arrivo del materiale in attesa mediante la ricevuta di una copia dell'ordine di acquisto. Un rapporto viene preparato dal reparto ricevente e inoltrato all'ufficio contabilità quando arriva il materiale. Il venditore invia una fattura al reparto contabilità del cliente quando il materiale viene spedito. L'ufficio contabilità prepara quindi una richiesta di pagamento e la combina con la fattura in un pacchetto di buoni, che viene sottoposto all'ordinazione per l'approvazione del pagamento. Al ricevimento del pacchetto di buoni approvati, il reparto contabilità conferma l'accuratezza matematica della fattura ed esegue quella che viene definita una "corrispondenza a tre vie" confrontando i dati nell'ordine di acquisto, ricevendo report e fattura fornitore. Solo allora il pagamento è registrato nel registro degli acquisti come un'indicazione che il materiale è stato effettivamente ordinato sulla base di un ordine di acquisto valido, il materiale è stato ricevuto e il pagamento è stato emesso. Alla data di scadenza della fattura, il buono viene inviato al dipartimento di tesoreria per il pagamento. A questo punto, un consiglio di controllo e di ammissione viene inviato al venditore per conformarsi alle condizioni di vendita. Il dipartimento del tesoro annulla quindi il pacchetto del buono e lo restituisce al dipartimento contabilità fornitori per il deposito. Per evitare l'emissione di una fattura duplicata, l'ordine d'acquisto, il rapporto di ricezione e la fattura del venditore sono timbrati "pagati".
Controlli del processo di esborso della fattura
I controlli che riducono al minimo il potenziale per le frodi dei venditori e dei dipendenti sono descritti da James A. Hall in "Sistemi informativi contabili". Questi controlli comprendono la preautorizzazione delle richieste materiali da parte del reparto richiedente e la successiva approvazione della richiesta da parte del reparto acquisti. Inoltre, tali controlli includono un requisito per l'uso di ordini di acquisto pre-numerati, la separazione delle funzioni di acquisto, contabilità e ricezione e l'indipendenza del mantenimento dei registri per ciascuno di questi dipartimenti. Altri controlli includono la conferma della ricezione del materiale, la documentazione della quantità e della qualità della merce ricevuta e la riconciliazione di fine mese degli estratti del fornitore con i record dei debiti contabili. Considerando che una "corrispondenza a tre vie" di una richiesta, un ordine di acquisto e un rapporto di ricezione, nonché un buono di esborso, autentica l'ordine e la ricevuta del materiale, un controllo matematico dei dati di fatturazione conferma l'esattezza della fattura. A sua volta, una riconciliazione di un registro di voucher nei conti convalida i pagamenti in modo appropriato, e la raccolta di documenti giustificativi supporta l'esecuzione delle attività del processo procure-to-pay.