Cos'è un Audit Trail in Contabilità?
Una traccia di audit contabile colpisce le condizioni sottostanti - frode, incompletezza dei dati e informazioni mancanti - che generano rapporti finanziari imprecisi. Offrendo ai revisori aziendali foraggi per l'analisi e la revisione, il percorso dei dati migliora le possibilità che i revisori rileveranno casi di comportamenti inappropriati di tenuta dei registri, pratiche commerciali illecite e inesattezze matematiche nei registri contabili di fine periodo.
Definizione
Una traccia di revisione contabile incorpora tutte le pratiche cartacee e le prove elettroniche che mostrano il percorso operativo che una transazione attraversa dal giorno in cui il personale aziendale sottoscrive il contratto sottostante al momento in cui la transazione lo trasforma in bilancio. In poche parole, una traccia di controllo fornisce una cronologia dettagliata di una transazione, trattando documenti diversi come fatture del fornitore, fatture clienti, accordi contrattuali, polizze di vendita, polizze di carico e riviste contabili. Questi ultimi elementi costituiscono documenti in cui i contabili registrano dati transazionali, di solito tramite debiti e crediti di conti finanziari - come attività, voci di patrimonio netto, entrate, debiti e ricavi.
Controlli interni
Un audit trail affidabile e affidabile si basa in genere sui controlli interni aziendali che sono efficaci, adeguati, adeguati alle attività operative e in linea con le linee guida normative. Un controllo è un insieme di politiche, procedure e meccanismi su cui un'azienda fa affidamento per prevenire perdite operative che potrebbero derivare da vari eventi. Questi includono guasti dei sistemi informatici, rimproveri regolamentari e conseguenti multe salate e sanzioni non monetarie, errori umani e negligenza e appropriazione indebita di beni. Controlli efficaci risolvono i problemi sottostanti per i quali la gestione aziendale li ha stabiliti in primo luogo. Le procedure sono adeguate se forniscono istruzioni chiare su come i subordinati devono eseguire compiti, segnalare problemi, pulirli, cercare indicazioni gerarchiche e prendere decisioni sul posto di lavoro.
Coinvolgimento del personale
Vari membri del personale aziendale aiutano a mantenere i controlli interni stabiliti dalla leadership, assicurandosi che i responsabili dei dipartimenti non perdano la barca su eventi importanti che si verificano nelle attività operative. Garantendo la conformità con le procedure interne, i revisori, i responsabili finanziari e gli specialisti della conformità normativa aiutano i supervisori a sapere cosa succede nelle attività quotidiane. Ragionieri, responsabili delle risorse umane e consulenti interni pongono anche l'accento sulle discussioni sulla pista di controllo, assicurando che la leadership di un'azienda sia consapevole di eventi significativi e possa intraprendere azioni appropriate in tempo reale per porre rimedio a potenziali problemi.
Strumenti e tecnologia
Nell'economia moderna, la tecnologia svolge un ruolo chiave nel modo in cui un'azienda mantiene un'efficace traccia di controllo per facilitare il lavoro dei revisori interni ed esterni. Gli strumenti del commercio includono linguaggio pratico di estrazione e reporting, o PERL, software; programmi di valutazione del rischio; sicurezza delle transazioni e software antivirus; software di backup e archiviazione; e applicazioni di tracciamento dei difetti. Altri strumenti includono software di classificazione o classificazione, software di calendario e pianificazione e computer mainframe.