Una lista di controllo di gestione per le strutture per eventi
La sede adatta può creare o distruggere un evento aziendale, indipendentemente dal fatto che si tratti di un incontro sociale, come una festa o un incontro di lavoro professionale. Le dimensioni del gruppo, lo scopo della riunione e eventuali vincoli di bilancio sono considerazioni essenziali. Se possibile, conduci un tour di persona in ogni sede e porta con te la tua lista di controllo delle strutture. Questo aiuta ad organizzare il tour, assicura che le priorità siano coperte e facilita il confronto delle differenze tra i siti.
dettagli dell'evento
I criteri della lista di controllo dipendono dal fatto che l'evento abbia un focus aziendale o sia un evento aziendale e sociale combinato. I requisiti per un seminario o fiera commerciale, per esempio, sono significativamente diversi da quelli per una cena di apprezzamento dei dipendenti. Per questo motivo, prenota la prima sezione della tua lista di controllo per registrare i dettagli dell'evento. Includere una data preferita o fino a tre possibili date, orari di inizio e fine, budget totale, stima delle presenze, descrizione dell'evento, nome del gestore eventi e informazioni di contatto.
Lista di controllo Requisiti di sezione
Crea la tua lista di controllo in base ai requisiti del tuo evento principale. Concentrarsi su categorie prioritarie come proprietà, sale riunioni, capacità e opzioni audiovisive, opzioni di alimenti e bevande, politiche di impianto e spese totali stimate per articolo. La sezione checklist della proprietà identifica il nome della sede, l'indirizzo e le informazioni di contatto del responsabile vendite, nonché qualsiasi assicurazione aggiuntiva che potrebbe essere necessaria per assumere. Includi i criteri per valutare il parcheggio, le stanze di riposo e l'ingresso o l'area della sede della sede. Creare gli elementi della lista di controllo per categoria, comprese le stime dei costi per articoli come noleggio di stanze e attrezzature e set-up, opzioni di menu e addebito per i servizi di catering, servizi di copia e fax e una valutazione dell'estetica del sito.
Metodo di valutazione
Valutare ciascun sito potenziale con un sistema di classificazione coerente, indipendentemente dal fatto che si utilizzi un sistema con 10 punti che vanno dal sistema a cinque punti da basso a superiore o meno dettagliato. Dopo aver visitato il sito, assicurati di valutare ogni articolo nell'elenco di controllo, ottenere le stime dei costi necessarie e aggiungere note varie o osservazioni generali. Ispezionare e valutare ogni sede utilizzando una lista di controllo identica e una procedura identica prima di confrontare le sedi l'una contro l'altra.
Confronti sui luoghi
Sebbene il costo sia una considerazione importante, in particolare per una piccola impresa con un budget, la scelta di un luogo di incontro non dovrebbe mai basarsi unicamente sul solo costo. Una prima revisione può limitare le scelte possibili alle due o tre opzioni principali. Quelli con stime dei costi che superano il budget degli eventi e quelli con una classifica generale bassa sono i primi ad essere eliminati. Successivamente, un secondo confronto dei costi rispetto al numero di opzioni, servizi, la posizione della sede e qualsiasi restrizione specifica della sede limita ulteriormente le scelte fino alla selezione finale.