Chiavi per una corretta introduzione di nuove procedure
Le aziende spesso devono implementare nuove procedure in risposta alle nuove tecnologie o alle condizioni aziendali in evoluzione. Le procedure potrebbero riguardare la negoziazione di contratti di appalto, l'utilizzo di beni aziendali, il reclutamento di nuovi candidati o l'esecuzione di altre funzioni. Tratta il lancio di queste nuove procedure come faresti con qualsiasi altra iniziativa di cambiamento. Una gestione del cambiamento efficace richiede pianificazione, comunicazione, formazione e monitoraggio.
Pianificazione
La pianificazione della gestione dei cambiamenti di solito comporta la preparazione di un programma e un budget. Ad esempio, se stai introducendo nuove procedure di controllo qualità per la tua piccola azienda, prepara un programma per l'implementazione del software e la formazione e un budget per i relativi costi. Il tuo budget dovrebbe tenere conto della perdita di produttività dei dipendenti interessati dalla transizione dalle vecchie alle nuove procedure. Prendi in considerazione l'implementazione progressiva se gestisci il processo per un'azienda di medie o grandi dimensioni. Ad esempio, è possibile implementare le procedure in un piccolo dipartimento, risolvere eventuali problemi di implementazione e quindi distribuirli ad altri reparti.
Comunicazione
Una corretta implementazione del cambiamento richiede una buona strategia di comunicazione, che inizia con una spiegazione delle motivazioni alla base delle nuove procedure. Dovresti aspettarti una certa resistenza al cambiamento. Parla con i più accesi resistenti in contesti "one-on-one" e ascolta le loro preoccupazioni perché alcuni di loro potrebbero avere idee costruttive su come aumentare le possibilità di successo nell'implementazione di queste nuove procedure. Alcune resistenze possono essere dovute a esperienze negative con modifiche procedurali precedenti. Spiega come queste nuove procedure possano colmare il divario tra il vecchio modo di fare le cose e ciò di cui l'azienda ha bisogno oggi per affrontare le mutevoli realtà aziendali, suggerisce il docente del MIT Jonathan Byrnes in un articolo di Harvard Business School Working Knowledge del luglio 2005.
Formazione
Nuove procedure significano un nuovo modo di fare le cose. Per ridurre al minimo la confusione e gli errori, istruisci i tuoi dipendenti nelle nuove procedure. I documenti di formazione dovrebbero includere una descrizione delle nuove procedure e istruzioni su come passare dalle vecchie procedure. Se si sta gestendo l'implementazione in una grande azienda, addestrare i principali dirigenti delle unità di business, che possono quindi formare i membri del proprio team. La formazione potrebbe anche aiutare a mobilitare il supporto nell'organizzazione, suggerisce il professore di Harvard Michael A. Roberto e la ricercatrice Lynne C. Levesque in un articolo di Harvard Business School Working Knowledge dell'ottobre 2004.
Monitoraggio
Controlla come i dipendenti utilizzano le nuove procedure e, se necessario, modificale. Il monitoraggio può comportare il confronto di parametri finanziari e di qualità prima e dopo l'implementazione delle nuove procedure. Potrebbe anche implicare attivamente la richiesta di feedback da parte dei dipendenti e di altri soggetti interessati su come migliorare queste procedure.