Componenti chiave che influenzano il processo di comunicazione e la loro efficacia complessiva

L'efficacia della comunicazione fa o rompe i rapporti commerciali. Se mancano i componenti chiave di una comunicazione efficace, la produttività di un'azienda diminuirà e probabilmente i suoi dipendenti non si apprezzeranno molto. Per migliorare la funzionalità di un'azienda e il flusso di informazioni, i manager dovrebbero continuamente sottolineare ai dipendenti le componenti chiave che influenzano il processo di comunicazione.

Ascoltando

L'ascolto attivo è una componente fondamentale del processo di comunicazione che spesso determina il successo o l'insuccesso di un messaggio. Se non presti la massima attenzione alla persona che parla, perdi i dettagli della conversazione. Ad esempio, puoi sfogliare le parole del relatore in una presentazione aziendale perché stai pensando alle domande che intendi porre quando ha finito. Un'efficace comunicazione nasce dall'ascoltare fino a quando l'oratore finisce, quindi seguendo il tuo input o le tue domande.

Una precisazione

La chiarificazione rimuove il dubbio e la confusione dal processo di comunicazione, evitando incomprensioni e perdite di tempo. Se non sei chiaro sul significato o l'argomento di una conversazione, prenditi un momento per chiarire i fatti con il tuo pari. Ad esempio, se la persona che ti parla usa un acronimo con cui non conosci, non esitare a chiedergli cosa significhi l'acronimo. Se si forma una risposta o si comunica senza conoscere tutti i fatti, è possibile rispondere in modo errato o diverso rispetto al solito. Il chiarimento è uno strumento efficace che salva sia l'oratore che l'ascoltatore da frustranti interruzioni della comunicazione.

Concisione

La lunghezza del tuo messaggio è un componente importante che si basa sull'efficacia della comunicazione. Più breve e più conciso è il tuo messaggio, migliore sarà il tuo pubblico a capirlo. Se comunichi utilizzando dettagli errati e lunghe spiegazioni, la persona a cui stai parlando potrebbe perdere il significato di ciò che stai dicendo. Ad esempio, un ingegnere informatico che lancia un nuovo software dovrebbe prima spiegare lo scopo generale del software, quindi spiegare i dettagli tecnici in quantità minime.

Risposta

Le interruzioni della comunicazione si verificano quando i comunicatori utilizzano il feedback in modo errato. Il feedback è uno strumento comune utilizzato negli affari e nella vita di tutti i giorni. Se dai il tuo feedback a un'altra persona in modo insensibile, potrebbe non ascoltarti completamente in futuro. Ad esempio, se chiede un feedback su un progetto imprenditoriale e tu dici che il progetto sembra "terribile", potrebbe rifiutarsi di comunicare con te su progetti futuri. Critiche costruttive e commenti dettagliati facilitano la comunicazione e, a loro volta, il successo del progetto a portata di mano.