Come tenere traccia degli ordini di lavoro

La gestione del flusso di lavoro è un aspetto critico delle operazioni aziendali. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni 24/7, come quelle coinvolte nelle operazioni di e-commerce. Più che mai, i lavoratori sono responsabili dei processi del flusso di lavoro che utilizzano connessioni mobili come computer portatili e smartphone. L'uso crescente di sistemi di tracciamento automatici computerizzati e basati sul Web ha creato cambiamenti significativi nelle procedure di elaborazione degli ordini formalmente basate su carta. I lavoratori ora hanno modi più efficienti per tracciare il flusso degli ordini di lavoro, il che aumenta la capacità delle organizzazioni di accelerare e rispondere alle esigenze dei clienti.

1.

Identifica le attività standard richieste per completare varie categorie di ordini all'interno della tua organizzazione. Creare un grafico del flusso di lavoro visivo che illustri gli input e gli output richiesti per l'elaborazione di un ordine tipico. Si tratta di un sistema di flusso di lavoro basato sull'attività che sposta il pensiero dal fornire da singoli individui al coordinamento delle attività lavorative da parte di individui.

2.

Creare un sistema di pianificazione per gli ordini di lavoro. Il sequenziamento del lavoro viene utilizzato da un'azienda per stabilire la priorità degli ordini di lavoro e stabilire dove un lavoro cadrà nel programma di elaborazione degli ordini. Vengono utilizzati vari metodi di pianificazione, ad esempio "prima scadenza", "tempo di elaborazione più lungo", "tempo di elaborazione più breve", "primo arrivato, primo servito" e "ordine cliente preferito". Le regole dell'ordine di lavoro dovrebbero anche determinare quando utilizzare la categoria di ordini "urgente". Determinare la migliore regola di sequenziamento del lavoro da utilizzare in base alla particolare strategia aziendale dell'organizzazione.

3.

Sviluppa un sistema di tracciamento del tempo che registra gli ordini di lavoro nel tempo ricevuti. Richiedere al personale addetto all'ordine di immettere informazioni sull'ora, che stabilisce la responsabilità per chi è incaricato dell'ordine lungo il continuum di elaborazione dell'ordine. Fornisce anche dati che possono essere utilizzati per stimare la quantità media di tempo necessaria per elaborare un ordine lungo ciascun punto durante il processo del flusso di lavoro.

4.

Stabilire un sistema per la registrazione e la notifica alle parti di ritardi o guasti nell'elaborazione dell'ordine. Includere informazioni descrittive sulla causa dei ritardi degli ordini di lavoro, come i tempi di fermo macchina e altre metriche. Questo aggiunge alla cronologia del lavoro per ogni ordine e serve come informazioni utili nella valutazione delle prestazioni aziendali.

5.

Sviluppare sistemi di reporting che possono essere esportati in base a fattori definiti correlati all'elaborazione dell'ordine. Ad esempio, i report di elaborazione degli ordini potrebbero essere generati dalla data dell'ordine, dalla data di completamento o dal lavoratore. Sviluppare e pubblicare report di tracciamento temporale per un determinato ordine per la revisione e la valutazione da parte delle parti interessate coinvolte nel processo di ordine di lavoro.

Mancia

• È possibile acquistare il software di gestione degli ordini di lavoro o creare un sistema di elaborazione degli ordini di lavoro utilizzando un'applicazione software di database generale.