Come ridurre al minimo le spese di cancelleria in un luogo di lavoro

La cartoleria sul posto di lavoro include carta, buste, biglietti da visita, cartelle e altri strumenti da ufficio basati su carta. Le grandi aziende possono avere gravi impatti negativi sull'ambiente a causa della quantità di articoli cartacei che consumano e scartano ogni anno. Le aziende esperte cercano continuamente modi per ridurre al minimo le spese di cancelleria sul posto di lavoro, sia per ridurre i costi per l'organizzazione, sia per minimizzare il loro impatto ambientale negativo.

1.

Conservare i registri contabili e altri documenti aziendali elettronicamente. Le politiche di conservazione dei registri possono contribuire notevolmente all'iniziativa di riduzione della carta a livello aziendale. Memorizza i registri delle risorse umane, i registri delle tasse, i documenti di corrispondenza e tutti gli altri documenti tradizionalmente archiviati su documenti cartacei anziché in cartelle di file. Archiviare una o più copie sui computer nei locali e archiviare una copia di backup aggiuntiva con un provider di archiviazione di backup di terze parti. Se e quando si richiede una copia cartacea di un record specifico, è possibile stampare rapidamente esattamente ciò di cui si ha bisogno.

2.

Utilizzare i mezzi di comunicazione elettronici sulla corrispondenza scritta. Un certo numero di imprenditori e manager ritengono che nulla possa corrispondere alla scrittura di una lettera quando si tratta di aggiungere un tocco personale alla comunicazione, ma questa attitudine potrebbe dover diventare una cosa del passato. Ogni pezzo di carta, busta e timbro inviati per ospitare la corrispondenza è uno spreco inutile, dal momento che lo scopo della comunicazione può essere raggiunto con la stessa facilità tramite e-mail.

3.

Richiedere l'invio di curriculum online dai candidati di lavoro e sviluppare un sistema di domanda di lavoro online. I curriculum e le applicazioni possono sprecare una buona quantità di carta, soprattutto per le aziende più grandi che accettano continuamente curriculum. Anche i resumes fanno parte del problema di tenuta dei registri e possono occupare spazio nelle cartelle di file fisici per anni.

4.

Stampare sempre i documenti di prova prima di iniziare progetti di stampa di grandi dimensioni. Una delle maggiori fonti di spreco nelle impostazioni di ufficio è spesso scartata lavori di stampa. Se un dipendente commette un errore su un documento, quindi stampa 200 copie su una stampante attraverso la stanza, la stampante potrebbe completare metà del lavoro prima che il dipendente noti l'errore. Eseguire sempre prima una prova di prova e rivedere attentamente la pagina di prova per gli errori prima di stampare più copie.

5.

Partner con un servizio di spedizione di terze parti per le tue esigenze postali. Questo passaggio non ridurrà necessariamente l'impatto ambientale, ma può ridurre le spese aziendali per la cartoleria e i prodotti cartacei.