Come mantenere i verbali delle riunioni per una S Corporation

I verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è stato realizzato in un particolare incontro. A differenza di una registrazione su nastro, che riflette ciò che è stato detto in una riunione, i minuti hanno lo scopo di registrare solo le cose che sono state fatte in una riunione. Se gestisci una S corporation, non è richiesto dalla legge di tenere i verbali delle riunioni. Tuttavia, possono essere un buon modo per registrare i progressi compiuti dalla tua azienda verso la realizzazione degli obiettivi aziendali. I verbali possono anche essere utili come una registrazione legale delle attività aziendali in caso di una causa o di un controllo fiscale.

1.

Ottenere in anticipo una copia dell'agenda della riunione. Avere l'agenda in anticipo consente di comprendere il flusso e la struttura dell'incontro e di metterti in una posizione migliore per prendere appunti accurati.

2.

Annota i fatti amministrativi della riunione. Come introduzione al verbale effettivo della riunione, la procedura parlamentare standard richiede la notazione di alcuni fatti relativi all'incontro. Includere il nome dell'organizzazione, l'ora e il luogo della riunione e se la riunione è stata regolare o speciale. Il verbale dovrebbe includere anche i nomi dei presenti, in particolare il presidente e il detentore del verbale. Per una S corporation, è possibile che il presidente e il detentore dei verbali siano la stessa cosa, poiché le società S generalmente non sono molto grandi.

3.

Creare uno schema per i minuti in base all'ordine del giorno della riunione. I verbali che conservi per la tua S corporation dovrebbero seguire l'ordine del giorno della riunione, quindi fai un punto elenco per ogni oggetto dell'agenda e poi lascia uno spazio vuoto dove puoi scrivere i minuti effettivi.

4.

Registrare le azioni intraprese nel verbale della riunione precedente. Uno dei primi corsi di lavoro in una riunione ordinaria è l'approvazione o la modifica dei verbali della riunione precedente.

5.

Registra ogni movimento e ogni azione eseguita. Il nome di chiunque stia facendo una mozione in riunione dovrebbe essere registrato, insieme al risultato della mozione, come approvazione o rifiuto. Se c'è un voto, dovrebbe essere incluso anche il conteggio del voto.

6.

Elencare tutte le comunicazioni fornite durante la riunione.

7.

Registra punti di ordine e appelli. Una mozione d'ordine è una pausa nell'agenda di una riunione determinata da una possibile violazione delle regole della procedura parlamentare. In genere, il presidente della riunione è chiamato a risolvere qualsiasi punto di ordine o appello. Se il presidente dell'assemblea fornisce le motivazioni per eventuali decisioni, quelle dovrebbero essere segnalate.

8.

Allegare eventuali rapporti forniti durante la riunione al verbale. Prendi nota dei minuti se sono allegati eventuali rapporti.

9.

Si noti il ​​tempo di aggiornamento della riunione.

10.

Invia i minuti per l'approvazione ufficiale. In genere, i minuti vengono approvati alla seguente riunione ordinaria.

11.

Inserire una copia dei verbali approvati ufficialmente nel file aziendale.