Come tenere conto delle spese sostenute ma pagate in futuro su un bilancio

Quando un'azienda acquista beni o servizi a credito, l'importo deve essere pagato in base alle condizioni del fornitore. I termini di fatturazione più comuni sono 30 netti, il che significa semplicemente che l'importo della fattura netta deve essere pagato in 30 giorni per evitare qualsiasi addebito tardivo e spese sostenute dal cliente. Per evitare che azioni delinquenziali vengano prese sul suo conto, un'azienda deve conoscere i termini di fatturazione di ciascun fornitore e aderire a questi termini.

Due metodi di contabilità

Una società può utilizzare uno dei due metodi per registrare le spese nel suo libro mastro generale - la base di competenza e la base di cassa della contabilità. La base di competenza registra la spesa nel periodo in cui è stata sostenuta, ma la base di cassa registra solo la spesa quando è stata pagata. Poiché la base di cassa evidenzia il momento del pagamento, richiede solo una registrazione a giornale, mentre la base di competenza richiede due voci.

Esempio di acquisto

Supponiamo che BZ Shades Corp., un venditore di occhiali da sole firmati e montature, apra un conto di credito con un produttore di vetrine. Il 1 febbraio, l'azienda acquista una teca a quattro livelli progettata per accentuare la sua linea di prodotti di stagione primaverile. La vetrina costa $ 1, 200. BZ Shades paga la fattura il 12 marzo, entro i termini di pagamento del fornitore di 60 netto.

Acquisto di merci

Dopo aver ricevuto la fattura del venditore il 4 febbraio, il contabile di BZ Shades registra il seguente debito, DR e credito, CR, nella contabilità generale della società utilizzando il metodo dell'accumulazione:

(DR) Spese di spesa 1.200 (CR) Conti correnti 1.200

Questo metodo aumenta il conto di responsabilità del bilancio, i debiti da pagare, per riflettere l'importo che è ora dovuto al fornitore della società e sarà pagato in una data futura. Se la società utilizzava il metodo di contabilizzazione in base al denaro, il contabile non effettuava una registrazione a giornale in quel momento.

Pagamento per merci

Il 12 marzo il contabile elaborerà la fattura del fornitore per il pagamento, che comporterà la seguente iscrizione alla contabilità generale della società:

(DR) Conti correnti 1.200 (CR) Contanti 1.200

Si noti che questa voce riduce la responsabilità - debiti da pagare - poiché tale importo non sarà più dovuto dalla società. Supponendo, invece, che la società utilizzi la base di cassa della contabilità e riconosca la spesa solo quando viene effettuato il pagamento in contanti, il contabile effettuerà la seguente iscrizione in tale data:

(DR) Spese di consumo 1.200 (CR) Contanti 1.200