Politica di utilizzo della carta di credito aziendale
Una politica di utilizzo della carta di credito aziendale protegge un'azienda da abusi finanziari riducendo al contempo le responsabilità nei confronti degli ufficiali aziendali. Proprietari e gestori finanziari possono scegliere di mantenere una rigorosa separazione delle spese aziendali e personali, oppure possono impostare dei limiti per un uso accettabile e rimborsabile delle carte d'acquisto emesse dalla società. Politiche forti richiedono sforzi di conformità che possono includere audit di routine delle spese e indagini sui singoli venditori.
Funzione
La politica di utilizzo delle carte di credito aziendali di una società stabilisce le regole di base su come dipendenti, proprietari, membri del consiglio di amministrazione e altre parti interessate possono utilizzare le carte di credito nel corso delle operazioni quotidiane. Le grandi organizzazioni e gli enti governativi spesso estendono lo status di "utente autorizzato" ai dipendenti chiave, consentendo ai membri dello staff di effettuare importanti acquisti e prenotazioni di viaggi utilizzando linee di credito aziendali. Le piccole imprese tendono a emettere carte di credito aziendali legate al credito personale di proprietari o dipendenti, rendendo ancora più importanti le politiche di utilizzo chiare.
Significato
Le politiche delle carte di credito spesso riflettono la cultura aziendale. Ad esempio, molti proprietari unici tendono a combinare le spese familiari e aziendali con le loro carte di credito personali. Sebbene non sia illegale o immorale, una carta di credito a uso misto rende più difficile tenere traccia delle spese aziendali legittime, in particolare durante una verifica fiscale o finanziaria. Molte aziende richiedono ai dipendenti di mantenere carte di credito separate per gli acquisti personali e aziendali per prevenire anche il sospetto di uso improprio.
effetti
Le carte di credito aziendali hanno semplificato il modo in cui le aziende pagano per tutto, dalle forniture per ufficio ai viaggi. Tuttavia, una politica di utilizzo delle carte di credito aziendali può influenzare la cultura aziendale in modi imprevisti. L'inserimento di restrizioni automatiche sull'utilizzo delle carte basato sui venditori o sugli importi di acquisto può costringere alcuni dipendenti a soddisfare le proprie esigenze in modo creativo. Ad esempio, le indagini sull'uso delle carte di credito delle agenzie governative hanno trovato venditori che mascheravano la vera natura dei loro prodotti e servizi proibiti sotto nomi aziendali generici e innocui. La nuova tecnologia consente ai funzionari dell'azienda di monitorare la spesa in tempo reale, utilizzando messaggi di posta elettronica o avvisi di messaggi di testo per aiutare a mantenere i dipendenti responsabili delle restrizioni di budget e di utilizzo.
fraintendimenti
Anche quando una politica di utilizzo delle carte di credito aziendali stabilisce linee guida rigorose per le spese aziendali, i leader aziendali devono condurre audit di routine e revisioni finanziarie per prevenire le frodi. In un caso di alto profilo, il chief financial officer del produttore di cuffie Koss Corp. ha incassato oltre $ 20 milioni in spese personali non autorizzate sulla sua carta di credito aziendale.
Il ruolo di Sue Sachdeva in qualità di revisore dei conti ha reso facile per lei coprire lo schema di appropriazione indebita fino a quando i funzionari della società di carte di credito non hanno avvisato i membri del consiglio di amministrazione di schemi di spesa insoliti. Nonostante le forti politiche scritte sull'utilizzo delle carte di credito, la società non ha avuto un processo di revisione completo che ha coinvolto più parti interessate.
considerazioni
Mentre una politica di utilizzo della carta di credito aziendale deve definire limiti chiari per un utilizzo accettabile, i direttori delle società potrebbero voler considerare la flessibilità a determinate condizioni. Ad esempio, alcune società consentono l'uso limitato di carte di credito aziendali per le spese personali durante viaggi di lavoro prolungati o entro determinati periodi di emergenza. I dirigenti dell'azienda devono anche prendere in considerazione le carte di credito emesse per uso aziendale sotto l'account personale di un dipendente. Le situazioni che comportano il rimborso aziendale potrebbero non offrire opportunità per restrizioni così nette. Una politica generale sull'utilizzo della carta di credito aziendale dovrebbe prevedere il modo in cui i dipendenti potrebbero aver bisogno di utilizzare le carte acquisti in circostanze estreme.