Regole di revisione per dichiarazioni fornitore

Le dichiarazioni del venditore non corrispondono sempre ai prodotti effettivi ricevuti. Alcune aziende commettono l'errore di basare le cifre dell'inventario sul numero di prodotti che i rivenditori affermano di aver spedito. Secondo Lavante, le aziende tradizionali controllano solo dal 5 al 20 percento dei loro fornitori. Ciò si traduce in recupero di $ 1 milione per ogni $ 1 miliardo controllato. Il controllo di una percentuale più elevata di fornitori potrebbe produrre ancora più risparmi. Seguire alcune semplici regole per verificare le dichiarazioni del fornitore.

Fatturazioni duplicate

Controlla le dichiarazioni del venditore per assicurarti che non ci siano duplicati. A volte i venditori rilasceranno una dichiarazione se non hanno ricevuto il pagamento. L'azienda potrebbe commettere l'errore di pagare entrambe le dichiarazioni, sebbene siano per lo stesso insieme di prodotti. La prima regola delle dichiarazioni di controllo è la verifica di fatturazioni duplicate.

Crediti mancanti

Avrai crediti provenienti da venditori per prodotti mancanti in una spedizione, prodotti danneggiati e resi. Dovresti generare documenti sulla tua parte finale della transazione che mostri il credito per questi crediti. Controlla i tuoi documenti con i crediti del venditore per vedere se hai ricevuto tutte le detrazioni dal tuo conto che avresti dovuto ottenere. La seconda regola del controllo delle dichiarazioni del venditore è quella di assicurarti di ottenere tutti i crediti che hai in arrivo.

Pagamenti mancanti

I venditori possono commettere errori nelle istruzioni di elaborazione. Controlla i tuoi dati di pagamento rispetto a quelli che il venditore ha applicato al tuo account. Ci dovrebbe essere una corrispondenza del 100%. Se trovi un pagamento che non è stato accreditato, sostieni il tuo reclamo al venditore con un assegno annullato o una verifica bancaria che il pagamento è stato effettuato elettronicamente. La regola qui non accetta mai la contabilità del venditore per i pagamenti ricevuti come indicazione dei pagamenti inviati.

Addebiti finanziari

Potresti incorrere in spese finanziarie con un venditore che ha un saldo dovuto. Queste accuse appaiono raramente nelle fatture. Controlla le dichiarazioni di un venditore per scoprire quanto stai accumulando in spese finanziarie. La regola per il controllo degli addebiti finanziari per l'accuratezza può farti risparmiare denaro.

Fatture mancanti

La dichiarazione del venditore dovrebbe specificare le fatture che ti hanno inviato. Se scopri di non avere tutte le fatture che la dichiarazione dice che dovresti avere, il venditore potrebbe averti addebitato per qualcosa che non hai ricevuto.

Discrepanze di importo

Forse la regola più importante per l'auditing delle dichiarazioni dei fornitori è assicurarsi di mostrare lo stesso numero di unità ricevute rispetto ai programmi venduti dal venditore. Dovresti avere una procedura per il check-in delle spedizioni e puoi confrontare i tuoi documenti di ricezione con le dichiarazioni del fornitore. Potresti pagare per merce che non è mai arrivata.