Chi è autorizzato a firmare un W9?

Lo scopo di un modulo W9 è di fornire un'entità che emette pagamenti imponibili a una società con il numero di identificazione fiscale federale della società. L'IRS utilizza un W9 per abbinare le entrate che i destinatari segnalano ai pagamenti segnalati dai beneficiari, riducendo la probabilità di frode fiscale. Sebbene solo un funzionario autorizzato possa firmare alcuni moduli fiscali, un modulo W9 non è uno di questi.

Modulo W9

Per compilare il modulo W9, l'individuo che compila il modulo deve conoscere la ragione sociale e l'indirizzo dell'entità che redige il bilancio e il tipo di entità, come una società a responsabilità limitata o una società. La persona che compila il modulo deve anche conoscere il numero di identificazione del datore di lavoro dell'impresa e se l'organizzazione è esentata dalla ritenuta di riserva.

US Person

La persona che firma un W9 deve essere una "persona statunitense". Ciò significa che il firmatario deve essere un individuo che è un cittadino statunitense o uno straniero residente negli Stati Uniti. Il firmatario deve avere il consenso dell'organizzazione a firmare un W9 per suo conto, ma il consenso può essere orale o implicito. Non è necessario che una società crei un'autorizzazione scritta per firmare un W9.

Politica aziendale

Una società può stabilire una politica che specifica chi è autorizzato a firmare un W9 per suo conto. Se una società adotta una tale politica, può limitare i firmatari ai dipendenti che soddisfano la cittadinanza degli Stati Uniti o le qualifiche di residenza e che hanno anche una conoscenza personale del numero di identificazione del datore di lavoro dell'azienda. In assenza di una politica, praticamente qualsiasi dipendente che sia una persona statunitense e che conosce le informazioni richieste sulla W9 può firmare il modulo.

sanzioni

Il firmatario di un W9 certifica, sotto pena di spergiuro, che le informazioni fornite sono vere. La falsificazione intenzionale di una certificazione su una W9 può comportare sanzioni penali. La compagnia del firmatario può anche subire una sanzione civile; tuttavia, una penalità è improbabile se il firmatario ha una ragione valida per fornire informazioni false.