Cosa rende un partecipante di una riunione sbagliata?

Un incontro può essere un evento altamente produttivo in cui vengono prese le decisioni e viene raggiunto un consenso. Oppure può trascinarsi per ore, realizzando poco, tranne per provare la pazienza di tutti. Una solida leadership gioca un ruolo fondamentale nel successo di una riunione. Un'attenta pianificazione in anticipo e il controllo dello scambio di idee durante l'incontro sono fondamentali. Tuttavia, molto dipende anche dalla collaborazione dei partecipanti. Mentre i buoni partecipanti alla riunione possono fare miracoli per promuovere la tua agenda, i cattivi partecipanti possono fermare la riunione. Impara a riconoscere i partecipanti difficili in modo da poterli eliminare prima che derubano il tuo prossimo incontro.

Mancanza di preparazione

Gli incontri produttivi spesso iniziano in anticipo, con la distribuzione di un'agenda che assegna ruoli ai partecipanti. Le persone che pianificano l'incontro possono chiedere ai partecipanti di familiarizzare con un problema, portare una soluzione a un particolare problema, o completare un'attività e riferire sui risultati. I partecipanti che non riescono a seguire renderanno la riunione meno produttiva, nel migliore dei casi. Nel peggiore dei casi, possono creare colli di bottiglia che impediscono alla riunione di raggiungere il suo scopo.

Straordinario dall'agenda

Le riunioni dovrebbero essere mirate e focalizzate in modo tale che tutta la discussione sostenga l'agenda e spinga il gruppo a completare gli obiettivi dell'incontro. Un cattivo partecipante offre commenti e domande che si allontanano dall'agenda in argomenti irrilevanti. Tali individui costringono il leader dell'incontro a cambiare continuamente marcia. Il risultato è spesso un incontro improduttivo in cui il leader passa meno tempo a seguire l'ordine del giorno che ricordare ai partecipanti l'intento dell'agenda.

Portando su conversazioni laterali

I partecipanti che iniziano conversazioni secondarie dimostrano di essere distraenti non solo per le persone direttamente coinvolte, ma per tutti quelli che ascoltano o vedono il bisbiglio. Spesso è possibile evitare questa situazione chiedendo ai partecipanti di parlare solo quando riconosciuti e di riunirsi autonomamente, dopo l'incontro, per seguire i colleghi con cui stanno lavorando.

Uso del telefono o del laptop

I partecipanti malintenzionati controllano la posta elettronica, la segreteria telefonica e altre comunicazioni elettroniche durante le riunioni. Oltre alla maleducazione e al potenziale di distrazione causato dalla disattenzione di un tale partecipante, è anche possibile - e anche probabile - che l'individuo manchi di informazioni importanti. I partecipanti che devono essere raggiungibili durante le riunioni devono essere informati di tenere i loro telefoni fuori dalla vista e di lasciare la stanza in silenzio se arriva una chiamata vitale. Dovendo lasciare la stanza per rispondere a un messaggio è probabile che scoraggi i partecipanti dal rispondere inutilmente.

Mancanza di commenti appropriati

I partecipanti alla riunione dovrebbero offrire un feedback al momento opportuno. I cattivi partecipanti borbottano il loro dispiacere in modi inappropriati, come i commenti agli altri partecipanti o i reclami post-riunione ai colleghi. I membri dello staff dovrebbero avere uno sbocco per le critiche costruttive, sia attraverso un commento o una sessione di domande e risposte prima della riunione o tramite un follow-up con un capo incontro o un membro dello staff anziano.