Qual è la legge sull'invio di dichiarazioni W-2?

Quando la stagione delle tasse aumenta di anno in anno, le risme di documenti che un'azienda deve organizzare e archiviare con l'IRS possono sembrare schiaccianti. Indipendentemente da quanto sia inondata e impegnata un'azienda, tuttavia, tutte le dichiarazioni depositate presso l'IRS devono essere quanto più accurate possibili per evitare audit o azioni legali da parte del governo federale. Per le aziende con dipendenti, un documento importante che deve essere compilato ogni anno è la dichiarazione W-2.

La legge e il W-2

Il modulo W-2 riporta gli stipendi tassabili corrisposti a un dipendente durante un periodo di un anno, insieme alle imposte sull'occupazione trattenute dalle buste paga per quell'anno. La legge federale impone a tutti i datori di lavoro di inviare dichiarazioni W-2 ai dipendenti, indipendentemente da quanto siano bassi i salari o gli stipendi. Queste dichiarazioni W-2 possono essere inviate in formato cartaceo o digitale e devono essere ricevute dai dipendenti entro e non oltre il 31 gennaio dell'anno successivo. I datori di lavoro devono inoltre presentare una copia dei dipendenti W-2 con l'IRS.

avvertimento

• La mancata trasmissione tempestiva dei moduli W-2 può comportare multe significative per la tua azienda. A partire dal 2018, puoi pagare una multa tra $ 50 e $ 260 per modulo, a seconda di quanto è tardi il tuo invio. Per le piccole imprese, la sanzione finanziaria massima in un anno fiscale può variare tra $ 187, 500 e $ 1, 072, 500.

W-2 mancanti o errati

A volte i moduli W-2 possono essere errati o mancare nella posta. Se si verificano queste situazioni, è probabile che i dipendenti contatteranno il tuo libro paga o il dipartimento delle risorse umane per richiedere correzioni o una copia del modulo. Il personale dovrebbe essere preparato a soddisfare prontamente queste richieste, in particolare quando la stagione fiscale si riduce e si avvicina alla scadenza del deposito.

Sostituto per gli W-2 mancanti

Per sostituire i moduli W-2 mancanti, l'IRS preparerà e invierà a un dipendente un modulo 4852. Secondo l'IRS, questo modulo può essere utilizzato al posto di un W-2 se il dipendente non ha ancora ricevuto il W-2 prima del termine di presentazione. L'utilizzo del modulo 4852 potrebbe tuttavia ritardare i rimborsi fiscali, poiché l'IRS dovrà verificare le informazioni sul modulo. Se un dipendente archivia il Modulo 4852 e successivamente riceve il W-2 corretto o mancante e si rende conto che alcune informazioni sul 4852 erano imprecise, può inviare il Modulo 1040X all'IRS. Il modulo 1040X è una dichiarazione dei redditi modificata.

Altre questioni relative alla forma fiscale

I datori di lavoro sono tenuti per legge a conservare i moduli W-2 in archivio per almeno quattro anni. I datori di lavoro sono anche legalmente tenuti a compilare un modulo di identificazione dell'occupazione (EIN). I moduli EIN compilati forniranno ai datori di lavoro gli ID fiscali dei datori di lavoro individuali per ciascun dipendente. Questi ID fiscali sono obbligatori quando si riportano i salari dei dipendenti e le ritenute fiscali. Per ottenere un modulo EIN, contattare l'IRS al numero 1-800-829-4933.