Cos'è un piano di emergenza aziendale?

Molte aziende non considerano nemmeno un piano di emergenza o non si rendono conto che esiste un'opzione ed è una pratica valida. La creazione di un piano è spesso trascurata o dimenticata quando i tempi sono buoni e gli affari vanno a gonfie vele. Sfortunatamente, non ci vuole molto per cambiare completamente le cose. Un incidente tecnico che provoca l'arresto anomalo di un server, una mancata consegna o un importante progetto non retribuito può capovolgere un'impresa in fretta.

La pianificazione di emergenza è il processo di costruzione di una procedura per prepararsi al peggio assoluto. Quando le cose vanno male, il piano è lì per salvare la tua attività e offrire l'opportunità di rimettersi in pista. La maggior parte delle situazioni di emergenza sono fuori dal tuo controllo e in molti casi non possono essere viste in anticipo. È possibile creare piani di emergenza per rispondere al fallimento di elementi che sono sotto il proprio controllo immediato, ma tale sforzo è meglio servito nel risolvere tali problemi in anticipo per garantire che l'attività funzioni senza intoppi. L'incontrollabile, tuttavia, richiede un piano per salvarti e riportare l'attività al di sopra dell'acqua.

Tipi di pianificazione di contingenza

Il tipo esatto di piano di emergenza che crei dovrebbe dipendere dal tipo di attività e dalla posizione. Ad esempio, un'azienda situata in una zona di uragano dovrebbe aggiungere al suo piano assicurazione contro le alluvioni e recupero danni da uragano. Il piano stesso è essenzialmente una sequenza dettagliata di passaggi e processi che verranno utilizzati negli scenari peggiori.

Puoi fare un piano per disastri naturali, carenze finanziarie e crolli del mercato, inflazione temporanea dei prezzi dei materiali o del lavoro e così via. Il piano di base riguarderà gli aspetti finanziari e materiali del business. Un piano approfondito individua le aree del business che sono in prima linea per i tagli, dove i dipendenti possono essere eliminati e dove i costi possono essere drasticamente ridotti per risparmiare immediatamente le spese durante l'entrata in una fase di ricostruzione. Si basa essenzialmente su "Cosa succede se ...?" scenari. Cosa succede se il mercato si blocca? Cosa succede se c'è carenza di manodopera? Cosa succede se il cliente non paga? Cosa succede se il nostro sistema scende in modo imprevisto? Cosa succede se veniamo violati? Chiediti ogni possibile "Cosa succede se ...?" che potrebbe applicarsi alla tua azienda e quindi iniziare a costruire un piano per rispondere a tali domande.

Ad esempio: "Se il mercato crasha, possiamo ridurre i costi del 50% eliminando questi reparti e possiamo accedere al capitale di emergenza in questo conto di risparmio contingente". Ora stai costruendo un piano che può potenzialmente salvare il business se le cose girano nella direzione sbagliata. La creazione di un piano di emergenza richiede tempo e un pensiero profondo. Il processo dovrebbe essere limitato ai proprietari e ai decisori di livello superiore. Dire ai dipendenti dove si eliminerebbero le posizioni nella peggiore delle ipotesi è semplicemente una cattiva leadership e non ispirerà o rafforzerà la fiducia.

Come scrivere un piano di emergenza

Il piano di emergenza funziona come una sequenza di eventi in base alla priorità.

Innanzitutto, fai un elenco degli eventi principali più probabili che potrebbero peggiorare il corso degli affari. Costruisci una risposta individuale per ciascuno di questi eventi. Come ti preparerai e quali azioni eseguibili seguirai dopo gli eventi?

Dopo aver visualizzato ogni scenario e risposta su carta, è il momento di dare la priorità. Nel caso di una crisi finanziaria, quali passaggi di emergenza sono i più importanti? Quali beni equi possono essere venduti o utilizzati come garanzia contro un prestito temporaneo o una linea di credito? Dove puoi tagliare del grasso immediatamente senza perdere terreno sui processi? Disporre queste cose in ordine di importanza in modo da poter avere un piano d'azione pronto per l'uso subito dopo aver preso un grande successo. Non spingerai tutti i passaggi dal vivo in un solo scatto, quindi prenditi tutto il tempo necessario per dare priorità ai tuoi tagli e alle tue azioni.

Cronometrare il piano

Il tempismo è difficile in una situazione di emergenza, ma avere una tempistica approssimativa in atto aiuta a ottenere risultati perseguibili. È possibile impostare le scadenze contro i passaggi di emergenza verso il recupero. La parte più importante della tempistica è mantenere la società solvibile. Se vendi il numero X di beni, taglia un dipartimento e tocchi un fondo di emergenza, quanto aiuterà e per quanto tempo? Devi sapere che tipo di tempo hai bisogno per rimettersi in piedi. Quante scorte devono vendere in quel lasso di tempo per recuperare? Quante entrate ti porteranno a un punto di pareggio. Nel peggiore dei casi, è utile acquistare l'azienda per un anno di tempo di recupero. Più di un anno non è spesso realistico, ma in alcuni casi potresti aver bisogno di così tanto tempo per sopravvivere e tornare indietro in un periodo di brutta crescita economica. Puoi anche impostare gli intervalli di tempo accanto a ciascun passaggio di emergenza. Ad esempio, il ritorno sull'assicurazione contro i disastri ti farà guadagnare due mesi e un nuovo inventario. Se ciò non bastasse, attingendo a risparmi ti comprerà altri due mesi. Se fallisce, tagliare le spese specifiche ti comprerà altri due mesi. La tua azienda è in modalità di sopravvivenza e ogni centesimo conta più tempo di recupero.

Finanziamento di emergenza e assicurazione

È possibile anticipare la curva dei finanziamenti di emergenza e delle polizze assicurative per situazioni contingenti. È bene avere una linea di credito di emergenza pre-approvata o un conto di risparmio nascosto per una giornata di pioggia. Ciò consente di risparmiare un sacco di tempo e mal di testa se le cose vanno a sud. Puoi toccare immediatamente quei fondi per far ripartire le cose o rimanere a galla fino a quando la tempesta non passa. Un buon metodo per costruire i tuoi risparmi di emergenza è attraverso una semplice auto-tassa. Metti da parte una piccola percentuale delle entrate mensili e osserva la crescita del tuo fondo. Quando c'è un'emergenza, puoi appoggiarti a quel fondo per rimanere operativo e solvibile. Se il deficit è a livello di settore, molti dei vostri concorrenti senza piani di emergenza chiuderanno le loro porte. Le aziende rimanenti sono più forti dopo essere sopravvissute e possono acquisire una quota maggiore del mercato in ripresa.

L'assicurazione contro i disastri naturali e qualsiasi cosa al di fuori del tuo controllo è anche una grande risorsa. Acquista piani assicurativi con uno sguardo attento ai piani che prevedono un'opzione di rimborso per i beni perduti a causa di calamità naturali e qualsiasi situazione peggiore. È normale risparmiare qualche soldo sul premio mensile ignorando le protezioni aggiuntive, ma quei piccoli dettagli e pagamenti extra sono quelli che salveranno la tua attività. Lavora a stretto contatto con il tuo agente e usa un avvocato, se possibile, per massimizzare il tuo potenziale di pagamento e l'importo di pagamento per la gestione della polizza.

Piccoli piani aziendali

Costruire un piano di emergenza per una piccola impresa è semplice, perché l'azienda ha meno dipendenti e parti in movimento. In alcuni casi, è una questione di tagliare le spese aziendali e cavalcare la rovina con un conto di risparmio. La piccola impresa ha il vantaggio di essere agile e reattiva ai rapidi cambiamenti del mercato. Una piccola azienda, tuttavia, ha lo svantaggio di possedere in genere meno attività e dipende in misura maggiore da tali risorse per le entrate giornaliere. In questo caso, il piano di emergenza dovrebbe fare affidamento sulla protezione di tali beni e di tutto ciò che è necessario per incentivare il reddito.

Ad esempio, un appaltatore del paesaggio dovrebbe evitare di vendere la propria attrezzatura a tutti i costi. Se si possiedono due terne, potrebbe essere necessario venderne uno nella peggiore delle ipotesi, ma la vendita di entrambe le terne è la stessa dell'andare fuori servizio, a meno che non sia possibile accedere alle apparecchiature in altro modo. Possedere le risorse a titolo definitivo aiuta davvero quando possibile. Lavorare per possedere le risorse più basilari e necessarie quando le entrate sono al culmine significa che non stai inseguendo i pagamenti per rimanere a galla durante un incidente.

Attività di medie e grandi dimensioni

Ci sono più dipendenti e parti in movimento in aziende più grandi con diversi ruoli di lavoro e più reparti. Il tuo piano di emergenza dovrebbe esaminare i dipartimenti e le risorse meno importanti prima di tagliare. Un'azienda più grande richiede una contabilità dettagliata e una visione strategica d'immagine per affrontare situazioni difficili. Quale aspetto del business ha le migliori entrate e la struttura di overhead più bassa? Mentre un business più grande ha più aree da tagliare e più pezzi da spostare, questo può anche impantanarli in una recessione o emergenza. La capacità di attuare rapidamente il piano di emergenza può creare o distruggere il business. Sprecare tempo critico mentre le entrate spirali verso il basso possono spingere l'azienda oltre il limite fino a un punto in cui è semplicemente troppo tardi per recuperare.

Come organizzare e attuare il piano

Avere il piano di emergenza su carta è grandioso, ma è necessario assegnare ruoli e applicare effettivamente il piano. Quando crei il piano, fallo con un piccolo gruppo di dipendenti di altissimo livello o più fidati. Il proprietario dell'azienda è responsabile per determinare quando applicare il piano, e gli altri membri del comitato hanno ciascuno ruoli specifici da svolgere. Assegnare un ruolo di coordinatore per gestire le azioni dopo che il piano ha una luce verde per andare avanti. Il coordinatore seguirà le misure attuabili per garantire che il piano sia correttamente seguito ed eseguito. Questa persona è essenzialmente il gestore del piano e mantengono tutto in movimento mentre coprono i loro passi legalmente. Viene quindi aggiunto un auditor per ricontrollare la contingenza e cercare punti deboli. Trovare i punti deboli e rivedere il piano può essere necessario, perché nulla è statico negli affari. Infine, una persona dovrebbe essere incaricata del difficile ruolo delle comunicazioni. Questa è la persona che comunica le nuove procedure e l'organizzazione aziendale allo staff e al mondo esterno. Questo può significare rafforzare i licenziamenti e giustificare ogni azione in un ruolo pubblico.

La pianificazione di contingenze non è un'arte esatta e in molti casi si tratta in realtà di analizzare i numeri e di lavorare verso un obiettivo positivo. Mantenere chiari gli obiettivi e attenersi al piano generale durante la revisione e il test lungo la strada è un approccio solido. La capacità di adattarsi individuando nuove opportunità e trasformando un business in fallimento non è un compito facile e richiede processi decisionali difficili.

Piani di emergenza positivi e in eccesso

La maggior parte delle situazioni di emergenza richiede una preparazione per lo scenario inaspettato, nel peggiore dei casi, ma in alcuni casi è necessario un piano di emergenza per una crescita positiva. Un business può lottare quando la crescita avviene rapidamente e non può scalare correttamente. È una strana linea di pensiero, ma crescere troppo velocemente può effettivamente paralizzare un'azienda che non è preparata. È previsto un piano di emergenza positivo per gestire la crescita e ridimensionarsi in modo sostenibile ed efficace. Un aspetto importante di questo processo è la disponibilità di un gruppo di consulenti esterni a scegliere consigli e risorse nel migliore dei casi. Questo piano positivo funziona anche insieme al piano di emergenza negativo, perché i nuovi dipartimenti e i processi di gestione della crescita funzionano al contrario quando le cose falliscono. Man mano che si aggiungono al business e crescono, prestare molta attenzione a quali parti mobili sono più produttive e necessarie e che possono subire un colpo o un taglio, se necessario. Non è un processo facile, ma fare queste osservazioni durante la fase di crescita è una pratica utile e produttiva.