Caratteristiche chiave delle procedure corrette di un sistema contabile e controlli correlati

Le strutture contabili combinano persone, procedure, tecnologia e informazioni finanziarie in un sistema utilizzato per soddisfare i requisiti di reporting delle informazioni finanziarie. Indipendentemente dal fatto che un sistema contabile sia a entrata singola o doppia, manuale o computerizzato, le procedure contabili devono presentare le stesse caratteristiche, tra cui una serie di controlli interni correlati. Tuttavia, non tutti i sistemi fanno ciò, rendendo essenziale conoscere le caratteristiche chiave e i controlli correlati da valutare nella valutazione di un sistema contabile.

Caratteristiche informative

Le informazioni contabili, indipendentemente dalla procedura, dovrebbero essere affidabili, verificabili e obiettive. In generale, le procedure che seguono i principi contabili generalmente accettati dagli standard di settore mostrano queste caratteristiche chiave. Tuttavia, può essere molto più difficile garantire procedure che non rispettino le linee guida GAAP per essere affidabili, verificabili o obiettivi. Ad esempio, il principio di determinazione dei costi GAAP richiede procedure contabili per registrare i beni capitali, indipendentemente dalla loro età, in base al loro costo di acquisto originale. Ad esempio, un pezzo di equipaggiamento acquistato 10 anni prima ad un costo di $ 50.000 continuerà ad essere valutato a $ 50.000 per tutta la sua vita utile. La registrazione delle informazioni in questo modo è più affidabile, verificabile e obiettiva rispetto alla registrazione del suo valore corrente.

Caratteristiche procedurali

Le procedure di contabilità spaziano da semplici attività come la riconciliazione di piccoli soldi o la pubblicazione di un pagamento di credito per la creazione di report finanziari complessi. Anche se la complessità di un'azienda e il suo sistema contabile determinano le procedure specifiche seguite dall'azienda, le procedure non dovrebbero essere solo coerenti, ma prevedere anche la comparabilità. La coerenza si applica quando esiste più di un'opzione accettabile per la registrazione delle informazioni finanziarie. Sebbene ciascuna opzione possa essere corretta da sola, il passaggio tra le opzioni può portare a inesattezze e creare confusione. Un esempio è che utilizza sempre lo stesso metodo di valutazione dell'inventario, come last-in, first-out o first-in, first-out e che si attacca a quel metodo. La comparabilità è una caratteristica esterna che si riferisce alla facilità con cui i prestatori, gli investitori e il pubblico in generale possono confrontare i bilanci di un'azienda con un'altra. Ancora una volta, le procedure che seguono le linee guida GAAP forniscono comparabilità. Ad esempio, il principio di congruenza richiede alle imprese di utilizzare la contabilità per competenza, utilizzare il sistema monetario statunitense nella contabilità finanziaria e identificare chiaramente la lunghezza del periodo di rendicontazione nelle intestazioni di bilancio.

Controlli informativi

Sebbene la maggior parte dei controlli interni riguardi procedure contabili, i controlli fisici, meccanici ed elettronici sono specifici per la sicurezza delle informazioni contabili. I controlli fisici riguardano principalmente le risorse fisiche utilizzate per salvaguardare le informazioni finanziarie, mentre i controlli meccanici ed elettronici salvaguardano l'accuratezza e l'affidabilità dell'informativa finanziaria. Tutti sono essenziali per ogni sistema contabile. I controlli fisici possono includere casseforti, armadietti con serratura e cassette di sicurezza per la protezione di contanti e copie cartacee di documenti finanziari; allarmi e apparecchiature di videosorveglianza per prevenire effrazioni e scoraggiare il furto dei dipendenti; e orologi elettronici per impedire ai dipendenti di falsificare le informazioni sui salari.

Controlli procedurali

I controlli procedurali costituiscono la maggior parte delle misure di sicurezza di un sistema contabile. Questi includono l'istituzione di responsabilità, la separazione delle funzioni e la verifica indipendente interna. Stabilire un singolo punto di autorità per una procedura contabile e le funzioni di separazione sono controlli essenziali. Ciò include, ad esempio, la designazione di un dipendente per accettare pagamenti in contanti, un altro per registrare i pagamenti nel giornale delle ricevute di cassa e un terzo per depositare denaro in banca. I controlli procedurali possono anche concentrarsi su procedure di documentazione come l'utilizzo di ricevute e fatture prenumerate e che richiedono che tutte le transazioni finanziarie dispongano di documentazione di supporto. Il controllo interno casuale e programmato dei registri finanziari, da parte del proprietario dell'azienda o di un soggetto esterno al dipartimento, prevede il controllo indipendente della verifica.

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