L'importanza delle procedure operative standard nelle organizzazioni
Crea più struttura nelle tue attività commerciali utilizzando le procedure operative standard (SOP). Non tutte le organizzazioni trarranno beneficio da questo tipo di standardizzazione. Dipende davvero da te, il proprietario o il manager dell'azienda, per determinare se ci sono processi di lavoro che possono essere duplicati ogni giorno all'interno della tua azienda. Le aziende di grandi dimensioni come gli ospedali traggono grande beneficio dalle SOP così come i modelli di business che devono essere scalati rapidamente. Un SOP semplifica la replica dei processi nel processo di crescita.
Routine normalizzate e standardizzate
SOP ben scritti, spiegati visivamente attraverso un diagramma di flusso o illustrazioni annotate, se necessario, rendono più facile per i dipendenti svolgere il proprio lavoro. Non devono indovinare come si desidera eseguire un'attività perché possono seguire una procedura semplificata per fare riferimento al computer o come una stampa. Attraverso una routine standard, i dipendenti godono di maggiore prevedibilità nel proprio lavoro e possono affinare le proprie competenze su ogni attività per migliorare le proprie prestazioni generali.
Test e controllo di qualità
I tuoi clienti dipendono da un prodotto o servizio per avere una certa qualità minima. Le SOP aiutano a ridurre gli errori o le variazioni che si verificano nella produzione di massa di un prodotto o nella duplicazione di un servizio. Ad esempio, se possiedi una fabbrica che costruisce macchinine, vuoi le SOP per il controllo di qualità. Vuoi che ogni modello di auto sia l'equivalente dell'auto prima di esso sulla linea di produzione. Con le SOP in uso, è possibile utilizzare dipendenti e manager per scartare prodotti che non superano i test per il controllo di qualità.
Gestione delle prestazioni dei dipendenti
Stabilire SOP in tutta l'organizzazione rende più facile condurre valutazioni delle prestazioni dei dipendenti. Scrivi la descrizione del lavoro di ciascun dipendente come una raccolta di SOP chiave. Dare al dipendente un livello obiettivo di output per ogni SOP nella sua descrizione del lavoro. Determina la sua produttività su ciascun SOP in base al corrispondente livello di output.
Anche se la valutazione delle prestazioni di un dipendente non deve includere tutte le procedure che esegue, è possibile selezionare le procedure più importanti per il proprio lavoro o per il profitto dell'azienda. È anche facile confrontare le prestazioni dei dipendenti che eseguono lo stesso SOP come componente del loro lavoro.
Replicazione e crescita
Man mano che la tua organizzazione cresce, potresti decidere di creare diversi luoghi in cui i dipendenti replicheranno i processi di lavoro della posizione originale. Avere SOP consente di replicare facilmente i processi all'interno dell'organizzazione. I dipendenti di ciascuna sede possono utilizzare lo stesso manuale operativo per identificare come eseguire una procedura standard. È inoltre possibile monitorare la produttività di ciascun sito in base ai livelli di prestazioni per ciascuna procedura operativa standard, che è una buona informazione da avere se si deve ridimensionare l'organizzazione.