Importanza degli acquisti centralizzati
Centralizzare gli acquisti diventa sempre più importante quanto più grande cresce la piccola impresa. Soprattutto, una struttura di acquisto decentralizzata in cui i singoli dipartimenti sono responsabili delle proprie attività di acquisto è spesso costosa e inefficiente. Al contrario, una struttura organizzativa e gestionale centralizzata riduce i costi di acquisto e crea un reparto acquisti più efficiente.
Gradi di centralizzazione
Gli acquisti centralizzati si riferiscono a strutture organizzative interamente centralizzate e centrate. In entrambi i casi, il reparto acquisti crea politiche di acquisto e procedure operative standard per l'intera azienda. Una struttura interamente centralizzata gestisce anche gli incarichi di acquisto e le attività per tutti i reparti o divisioni dalla sede centrale o dall'ufficio di casa. In una struttura guidata dal centro, il reparto acquisti crea politiche di acquisto e regole operative standard, ma lascia i doveri e le responsabilità di acquisto quotidiano a ciascun reparto o divisione aziendale.
Efficienza strategica
Gli obiettivi aziendali a lungo termine e gli obiettivi del reparto acquisti spesso si collegano più direttamente con una struttura centralizzata degli acquisti. Una delle ragioni principali è che molte aziende considerano l'approvvigionamento più importante con un reparto acquisti centralizzato. Percezioni di maggiore importanza portano all'acquisto centralizzato non solo diventando più visibile all'interno dell'organizzazione ma anche più propenso a prendere parte a una pianificazione strategica a lungo termine. Incorporando le iniziative di approvvigionamento in obiettivi aziendali a lungo termine, il successo finanziario dell'azienda si collega agli obiettivi di approvvigionamento.
Efficienza procedurale
La centralizzazione offre vantaggi procedurali distinti non disponibili in una struttura decentralizzata. Per prima cosa, la centralizzazione elimina gli sforzi ridondanti e duplicati. La condivisione di informazioni e risorse crea opportunità per combinare gli acquisti dipartimentali per beneficiare di sconti sul volume e ridurre i costi di trasporto e consegna. Un reparto acquisti centralizzato facilita anche la creazione e il mantenimento di buoni rapporti con fornitori e fornitori. Una ragione principale di ciò è che riduce la confusione tra i fornitori, che non devono più chiedersi con chi parlare per ogni diverso ordine di acquisto.
Controllo e gestione
La centralizzazione delle politiche di acquisto garantisce un maggiore controllo interno. Una politica di acquisto centrale e un flusso di informazioni top-down standardizzano le attività decisionali e di acquisto. Ad esempio, una politica centralizzata identifica i dipendenti autorizzati ad avviare un ordine d'acquisto, delinea i criteri per la selezione dei fornitori e specifica i limiti di spesa. Una politica centrale affronta anche questioni etiche. Tra questi vi sono la posizione dell'azienda sull'accettazione di doni da parte dei fornitori, l'identificazione di istanze che costituiscono un conflitto di interessi e la posizione dell'azienda sul mantenimento della riservatezza.