Requisiti tecnologici del servizio condiviso HR

Le aziende possono a volte risparmiare denaro sul proprio dipartimento risorse umane centralizzando tutti i servizi delle risorse umane in un'unica sede dei servizi condivisi delle risorse umane. Per implementare un modello di servizi condivisi per le risorse umane, le aziende solitamente devono adottare nuove tecnologie, ma la quantità e il tipo di nuove attrezzature dipendono dalla complessità dei servizi HR.

Servizi condivisi HR

In molte piccole aziende, una persona può gestire tutte le esigenze delle risorse umane per l'organizzazione. La necessità di servizi condivisi per le risorse umane sorge quando l'azienda ha personale delle risorse umane in diverse sedi. Ad esempio, una banca locale potrebbe avere personale delle risorse umane in cinque diverse sedi in tutta l'area in cui opera. Sebbene questo accordo sia conveniente per i dipendenti che hanno bisogno di porre una domanda a HR, la banca potrebbe essere in grado di risparmiare denaro centralizzando i suoi servizi HR.

Siti Web HR

I servizi condivisi delle risorse umane sono generalmente organizzati in modo che i dipendenti possano trovare da soli le risposte a domande semplici. Ad esempio, i dipendenti che si trovano in una delle cinque filiali locali della banca possono accedere a un sito Web protetto da password per consultare un file delle FAQ o esaminare le proprie informazioni personali. Questo approccio richiede un sistema software aziendale per le risorse umane per archiviare le informazioni dei dipendenti in un database e un sito Web in grado di accedere al database. Il sito web dovrebbe anche avere collegamenti in tempo reale per consentire agli utenti di chattare con i dipendenti delle risorse umane attraverso il sito.

Sistemi telefonici

Un sistema vocale telefonico interattivo con risposte registrate alle domande più frequenti può essere un approccio self-service efficace. Un sistema telefonico può anche essere programmato per indirizzare le chiamate dei dipendenti al servizio amministrativo per richieste generali, esperti in materia per domande complicate su argomenti specifici come benefici per la salute o problemi di stipendio, ed esperti di politiche per domande sulla politica aziendale. Il sistema telefonico dovrebbe inoltre essere integrato con il software HR aziendale in modo che possa accedere ai record dei dipendenti.

Integrazione di telefonia e gestione dei casi

Il software di integrazione della telefonia informatica consente ai dipendenti delle risorse umane di accedere immediatamente ai record dei dipendenti in modo che possano aiutare a rispondere alle domande dei dipendenti. Il sistema dovrebbe anche essere in grado di inviare, ricevere e archiviare immagini di documenti importanti. Infine, il sistema dovrebbe tenere traccia dei dettagli su ciascuna chiamata, ad esempio il tempo necessario per risolvere il problema del dipendente e se il dipendente ha dovuto chiamare più di una volta o parlare con più di una persona per risolvere il problema. Questa informazione consente al dipartimento delle risorse umane di migliorare le prestazioni nel tempo.

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