Come assicurarsi di essere pronto per una riunione di calcio d'inizio

Mostra la tua preparazione e fiducia per completare un progetto alla tua prossima riunione preliminare prendendoti del tempo per prepararti. La preparazione è vitale per avere il controllo della riunione di kickoff quando inizia. Pianificare il tuo progetto aiuterà il tuo calcio d'inizio ad andare più agevolmente e aiuterà l'intero progetto a procedere con meno problemi. Gli orari, i budget e i documenti giustificativi sono gli articoli che trascorrerai la maggior parte del tempo a preparare e rivedere prima della riunione.

Parla con il Manager

Parla con il gestore dell'account che ha permesso al cliente di impegnarsi nel progetto se il tuo incontro di kickoff è di questo tipo. Potresti anche incontrare un manager che ha avuto l'idea originale per il progetto. Ottieni copie della pianificazione iniziale del progetto, la dichiarazione di lavoro e il budget, che puoi utilizzare come base per preparare il tuo programma e budget. Puoi vedere quali aspettative del cliente o del gestore riguardano le risorse e la tempistica. L'account manager può anche darti un po 'di esperienza sul cliente. Chiama il cliente o il manager se non lo conosci bene per presentarti.

Documenti

Raccogliere tutti i documenti rilevanti per il progetto e creare una bozza di lista dei rischi, budget e programma. Anche se non conoscerai tutti i fattori che contribuiscono alla creazione delle versioni finali di questi documenti prima della riunione, puoi iniziare con loro e essere più preparato per qualsiasi domanda da parte dei partecipanti alla riunione su questi argomenti.

obiettivi

Annota tutti i risultati e gli obiettivi del progetto. Puoi prendere le decisioni migliori sul progetto quando hai definito questi componenti. Confermali con il tuo supervisore o cliente - chiunque possieda l'idea del progetto o abbia autorità su di esso.

Membri del team

Recluta i membri del team e definisci le loro responsabilità. Assegna risorse per completare il progetto dai reparti aziendali, di gestione, operativi e tecnici della tua azienda. Creare un elenco di contatti membri del team da distribuire alla riunione. Durante l'incontro, chiedi ai membri del team di confermare le loro responsabilità e risorse.

Presentazione

Crea una presentazione professionale utilizzando i dati raccolti. La dichiarazione di lavoro dovrebbe guidare le tue ipotesi sul progetto a questo punto. Le modifiche che devono verificarsi durante la riunione preliminare possono essere aggiunte alla pianificazione e ad altri documenti dopo la riunione. Includere un elenco di ipotesi di progetto. Se i membri del tuo team sono stati scelti per il progetto, ad esempio, ed è una priorità per tutti loro, questo deve essere indicato chiaramente.

Programma

Pianificare la riunione preliminare con tutti i partecipanti, offrendo diverse opzioni per gli orari e le date delle riunioni. Fai sapere ai partecipanti quando invierai la documentazione prima della riunione affinché possano esaminarli. Prenota una sala conferenze e servizi di teleconferenza quando hai una data fissa per la riunione. Pianificare anche pasti e bevande e far sapere ai partecipanti quanto durerà l'incontro - circa 90 minuti - e se il cibo sarà fornito.