Come creare una copertina del fax riservata

Come per le e-mail, le informazioni inviate via fax non sono sicure, il che significa che potrebbero essere intercettate da terzi non autorizzati durante la trasmissione. Ma a differenza delle e-mail, i fac-simili possono essere facilmente rilevati da persone diverse dai destinatari che si aggirano intorno a un fax quando arriva un messaggio. Puoi contribuire a salvaguardare la riservatezza dei fax inviati dalla tua attività creando una copertina modello e istruire il personale a collegarlo a tutte le comunicazioni fax in uscita.

1.

Apri l'applicazione di elaborazione testi e inserisci il nome e i dettagli di contatto della tua azienda nella parte superiore di una pagina A4 vuota. Se lo desideri, puoi anche inserire un'immagine del logo della tua azienda, sebbene il metodo per farlo dipenda dal software che stai utilizzando. Se necessario, consultare la guida per l'utente del programma o la sezione "Guida".

2.

Digita "Fax confidenziale" in un font grande e in grassetto sotto i dettagli della tua azienda e lascia uno spazio vuoto in cui inserire la data di trasmissione del fax.

3.

Creare sezioni in cui i dipendenti possano inserire informazioni dettagliate sui destinatari previsti dei loro messaggi. Includere lo spazio per il titolo dell'organizzazione a cui è destinato il fax e il nome e il titolo del lavoro dei destinatari previsti insieme ai loro numeri di telefono, numeri di fax e indirizzi e-mail. Lascia lo spazio per le stesse informazioni dettagliate sul mittente. Puoi usare le tabelle per creare spazi per queste informazioni, o semplicemente scrivere il titolo delle informazioni che desideri, come "Nome dell'organizzazione", insieme a due punti e uno spazio vuoto. Includere uno spazio in cui il numero di pagine trasmesse in un fax possa essere chiaramente indicato, insieme ad un'area riservata per eventuali commenti dal mittente.

4.

Aggiungi una dichiarazione di non responsabilità nella parte inferiore della copertina. Questo dovrebbe indicare che il contenuto del messaggio allegato è destinato esclusivamente ai destinatari indicati e non deve essere visualizzato da altre persone. Il disclaimer deve inoltre indicare che chiunque abbia ricevuto un messaggio fax per errore deve contattare il mittente, distruggere il contenuto del messaggio e non inoltrare a terzi le informazioni contenute nel fax.

5.

Salva il modello di copertina sul disco rigido comune della tua azienda insieme alle istruzioni specifiche che hai per l'invio di informazioni riservate via fax.

Cose necessarie

  • Software di elaborazione testi

Suggerimenti

  • Aggiungere una nota nella parte inferiore del modello di copertina che richiede che il destinatario previsto confermi la ricezione sicura del fax.
  • Chiedere ai dipendenti di essere consapevoli della posizione dei fax durante la trasmissione dei messaggi. Le informazioni inviate agli apparecchi fax negli uffici affollati o nelle aree accessibili al pubblico potrebbero essere raccolte da persone diverse dal destinatario previsto.

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