Come apportare modifiche in un sistema di gestione stipendi
Le opzioni per apportare modifiche in un sistema di gestione stipendi, piuttosto che modificare elementi specifici, spesso includono il passaggio da un manuale a un sistema elettronico, prendendo la decisione di esternalizzare i servizi di gestione stipendi o riportare servizi di gestione stipendi in outsourcing come un'operazione interna. Indipendentemente dalla situazione, tuttavia, alcune considerazioni e procedure sono fondamentali per un cambiamento di successo.
Considerazioni iniziali
Prima di prendere una decisione definitiva sull'opportunità o meno di modificare un sistema di gestione stipendi, è meglio determinare se una modifica abbia un buon senso per gli affari. Ogni sistema di buste paga presenta vantaggi e svantaggi, rendendo un'analisi approfondita un primo passo fondamentale. Una piccola azienda che inizia con una manciata di dipendenti e un sistema di gestione stipendi manuale può, nel tempo, crescere a sufficienza che l'accresciuta accuratezza e le caratteristiche di risparmio di tempo che un sistema di gestione stipendi computerizzato può fornire vale l'investimento finanziario. Un'azienda che non ha né le risorse né le conoscenze per elaborare con precisione il libro paga può decidere che il libro paga in outsourcing è un modo per aiutare l'azienda a evitare errori costosi.
Il tempismo è tutto
Uno degli aspetti più importanti di apportare modifiche in un sistema di gestione stipendi è la tempistica. Ogni volta che è possibile, il modo più semplice e migliore è quello di apportare la modifica alla fine di un periodo di reporting trimestrale - o, meglio ancora, all'inizio di un nuovo anno fiscale. Apportare modifiche all'inizio di un anno fiscale non solo può essere più facile e più conveniente, ma a seconda della situazione può anche ridurre la probabilità di errori di conversione. Ad esempio, una conversione a metà anno da un sistema manuale a un sistema computerizzato richiederà che le informazioni finanziarie storiche vengano inserite manualmente nel nuovo sistema. Gli errori nell'immissione dei dati possono influire in modo significativo sulla segnalazione, sui guadagni e sulle detrazioni del W-2 e sulla responsabilità fiscale dell'imprenditore.
Crea un piano di conversione
Creare un piano scritto che descriva le procedure di cambiamento e includa misure per monitorare il processo è un passo essenziale. Il piano dovrebbe includere le procedure per l'impostazione del nuovo sistema e, se necessario, la creazione di un backup del vecchio sistema e un intervallo di tempo per la conversione. Prendi in considerazione lo sviluppo di soluzioni per potenziali problemi o problemi che possono influire sul processo di conversione. Una volta completata la modifica, il piano dovrebbe includere misure come l'esecuzione di report identici sia dal vecchio che dal nuovo sistema e confrontare i risultati per verificare che le informazioni nel nuovo sistema siano corrette.
Condurre l'elaborazione di paghe simultanee
Imposta un intervallo di tempo che va da poche settimane a pochi mesi in cui l'azienda utilizza entrambi i sistemi di gestione stipendi. Ciò è necessario sia per continuare a verificare l'accuratezza del nuovo sistema di gestione stipendi sia per fornire una contingenza in caso di fallimento del nuovo sistema. Registra regolarmente dati di gestione stipendi durante questo periodo e crea audit trail per rintracciare gli errori, se presenti, dal punto di origine alla fonte originale. Una volta che il nuovo sistema sta funzionando bene e produce costantemente dati precisi, creare un back-up finale o archiviare i record di carta relativi al vecchio sistema prima di interrompere l'elaborazione simultanea.