Come inserire un PDF in Excel

Microsoft Excel viene utilizzato da molte aziende per gestire e organizzare i dati, dai dati di vendita alle informazioni di contatto per i clienti o alle assunzioni di lavoro. I file PDF, un formato creato da Adobe, sono anche comunemente usati per archiviare documenti, immagini e altre informazioni visive in un modo che è facile da stampare o leggere su un'ampia varietà di dispositivi. È possibile incorporare file PDF in file Excel o altri formati di file di Microsoft Office, come i documenti di Microsoft Word. In alcuni casi, potresti preferire estrarre i dati da un PDF in un formato adatto ai fogli di calcolo o semplicemente aggiungere un collegamento ipertestuale al PDF in un foglio di calcolo.

Incorpora un PDF in Excel

Non è difficile imparare come incorporare un file in Excel. Se si tratta di un PDF, chiunque desideri leggere l'intero paio di file avrà bisogno di Microsoft Office e un lettore PDF come Adobe Reader o un altro programma software compatibile con ciascuno dei formati.

Per fare in modo che Excel inserisca il PDF, per prima cosa apri il foglio di calcolo in Excel. Quindi, fai clic sulla scheda "Inserisci" nel menu della barra multifunzione e fai clic sull'icona "Oggetto" all'interno del gruppo "Testo " delle icone di comando.

Nella finestra di dialogo "Oggetto", selezionare la scheda "Crea nuovo" e selezionare "Documento Adobe Acrobat" dall'elenco. Potrebbe esserci un numero di versione dopo "Adobe Acrobat" nella descrizione del formato del file. Assicurati che la casella di controllo "Visualizza come icona" sia selezionata. Quindi, fai clic su " OK".

Seleziona il file PDF che vuoi incorporare, utilizzando il menu file del tuo sistema operativo per dire a Excel di importare il PDF. Verrà visualizzato nel documento come un'icona che è possibile trascinare nel punto in cui si desidera che appaia.

Link a un PDF invece

In alcuni casi, potresti non voler incorporare il PDF direttamente nel file del foglio di calcolo di Excel. Ciò potrebbe confondere alcuni utenti e rendere il file Excel più grande. Limiterà inoltre la possibilità di modificare il PDF separatamente dal foglio di calcolo.

Un'alternativa consiste nel mettere online il file PDF e collegarlo ad esso all'interno del foglio di calcolo. È possibile inserire il file sul sito Web aziendale o su un servizio di condivisione file come Dropbox, Microsoft OneDrive o Google Drive. Quindi, ottenere l'URL del file PDF e verificare che funzioni nel browser Web. In caso affermativo, inserisci l' URL in una cella in Excel.

Si consiglia di inserire del testo nella cella o in una cella adiacente per spiegare qual è il collegamento. Inoltre, potresti voler creare un PDF protetto da password o utilizzare i controlli di accesso sulla tua piattaforma Web o di hosting di file, per limitare chi può accedere al file.

Inserisci l'indirizzo email in Excel

Puoi anche digitare un indirizzo email nel foglio di calcolo, se preferisci che la persona che legge il foglio di lavoro ti contatti per riceverlo. Basta digitare l'indirizzo in una normale cella.

Se desideri creare un collegamento per inviarti un'email, utilizza la funzione HYPERLINK in una formula. Inserisci "= HYPERLINK (mailto: [email protected]? Subject = oggetto desiderato" in una cella, sostituendo [email protected] con il tuo indirizzo e il soggetto desiderato con l'oggetto.

Raggruppa i file insieme

Se non si desidera seguire il percorso Web, è possibile anche semplicemente distribuire il PDF e il file Excel insieme.

Se li invii via e-mail o su una piattaforma di messaggistica come Slack o Microsoft Teams, allegare lo stesso messaggio e capire come funzionano insieme. In alternativa, mettili in un file Zip o in un altro file di archivio, in modo che possano essere condivisi come una singola unità.

Puoi anche inserirli nella stessa cartella su un'unità condivisa dall'azienda o su uno strumento di condivisione file di tua scelta.

Estrai dati PDF in Excel

A seconda di cosa c'è nel tuo file PDF, potresti semplicemente metterlo direttamente nel tuo foglio di calcolo Excel.

Se il PDF contiene dati tabulari o di testo, puoi copiarlo e incollarlo direttamente nelle celle del foglio di calcolo. Se l'operazione di copia e incolla non conserva la formattazione, è possibile utilizzare uno strumento specializzato per estrarlo in modo più preciso.

Strumenti online come CometDocs e gli strumenti offline come il programma gratuito e open source _PDFToText possono aiutare a estrarre il testo formattato dai file PDF e convertirli in altri formati come Excel, Word o testo normale . Potresti voler provare più programmi, finché non ne trovi uno che dia il risultato che desideri.

In alcuni casi, ad esempio se un PDF contiene grafici, può essere utile semplicemente prendere uno screenshot del PDF e quindi incorporarlo come immagine nel file del foglio di calcolo di Excel.