Come aumentare la conversazione nelle riunioni
Gli incontri efficaci includono la partecipazione di tutti i soggetti coinvolti, ma far sì che i partecipanti parlino e condividano le loro idee richiede approcci inclusivi che garantiscano che ogni persona abbia la possibilità di essere ascoltata. Un abile organizzatore di incontri rende facile la partecipazione dei partecipanti, piantando i semi prima ancora della sessione, promuovendo l'interazione casuale tra i partecipanti e distribuendo l'agenda in anticipo. Anche l'uso di un esperto facilitatore delle riunioni può aiutare in questo processo.
Pre-Meeting Mingle
È possibile rompere il ghiaccio in una riunione offrendo ai partecipanti l'opportunità di incontrarsi e salutarsi a vicenda pochi minuti prima dell'inizio della riunione. Ad esempio, fornire una colazione continentale o uno spuntino pomeridiano nei 15-30 minuti che precedono la riunione. I partecipanti possono scegliere di arrivare presto, sistemarsi, prendere una tazza di caffè e partecipare a chiacchiere con altri partecipanti alla riunione. Ciò può far sentire i partecipanti più tranquilli l'uno con l'altro all'inizio della riunione, incoraggiando la conversazione.
Dimensione della riunione
A meno che tu non stia conducendo una riunione informativa generale o un programma a livello di staff, le riunioni dovrebbero essere di dimensioni limitate in modo che le persone possano facilmente conversare e interagire senza combattere dozzine di altre voci. Prendi in considerazione la partecipazione a un dipartimento o a riunioni specifiche del progetto e includi solo persone direttamente coinvolte in tutto ciò che viene discusso. Questo approccio incoraggerà input e ti consentirà di mantenere il controllo sulla durata della riunione.
Agenda dettagliata
Le riunioni vengono generalmente eseguite in modo più efficiente se l'organizzatore crea e distribuisce in anticipo un programma completo. Ciò consente ai partecipanti alla riunione di ottenere un'anteprima degli argomenti da discutere e prendere appunti sui punti che desiderano mostrare durante la riunione. Oltre a un moderatore dell'incontro che segue l'ordine del giorno, il rundown dovrebbe includere un'opportunità per ogni persona presente a parlare. Ciò potrebbe includere la creazione di un rapporto dipartimento o di un aggiornamento del progetto.
Facilitatore della riunione
Un moderatore di riunioni efficace dovrebbe sforzarsi di coinvolgere tutti i partecipanti alla riunione. Questo può essere fatto attraverso il brainstorming, girando attorno al tavolo e chiedendo una risposta a una domanda specifica, a risposta aperta, o invitando le persone a chiedere la loro opinione. Il facilitatore dovrebbe anche garantire che nessun partecipante domini la conversazione della riunione trattenendo i chiacchieroni e incoraggiando la discussione degli altri. Il moderatore può anche dedicare del tempo all'agenda per aprire la discussione a un argomento specifico o per condurre una sessione di domande e risposte.