Come fare un memo sulla carenza di attrezzature

I sistemi digitali offrono un modo rapido per tenere conto delle spedizioni e fare l'inventario, ma quando si identifica una carenza di attrezzature, un memo è un buon modo per documentare la situazione. I promemoria riportano l'attrezzatura persa durante la spedizione o gli articoli mancanti che devono essere conservati nell'inventario. Un promemoria scritto conferisce formalmente al mittente o alla società l'avviso che manca qualcosa e la notifica aiuta a proteggerti dalle accuse che hai smarrito l'equipaggiamento. I promemoria devono essere brevi e specifici e indicare chiaramente cosa manca e cosa si deve fare per carenza di attrezzature.

1.

Individua la persona responsabile responsabile delle carenze e indirizza il memo a lei per accelerare il processo di notifica. Trova queste informazioni nella copia della fattura inclusa nei documenti di spedizione o nei registri che hai conservato da altre consegne di spedizione.

2.

Inserisci il tuo nome, il titolo ufficiale e le informazioni di contatto, incluso il tuo indirizzo fisico, e-mail e numero di telefono, nella parte superiore del memo. Ciò consente al destinatario di restituire una risposta direttamente a te nella posizione corretta.

3.

Aggiungi le informazioni di riferimento al promemoria, inclusa la data della nota, la data originale dell'ordine e la data di arrivo dell'ordine con l'attrezzatura mancante. Questo può sembrare non necessario in un singolo scambio di appunti, ma le informazioni riducono la confusione durante discussioni complesse con numerosi promemoria che discutono la ricerca dell'apparecchiatura mancante.

4.

Elenca gli identificativi dell'inventario o i numeri della confezione riportati nella distinta di spedizione per l'attrezzatura mancante nel memo e utilizza i termini esatti utilizzati dalla società che invia l'apparecchiatura. Individuare queste informazioni sulla fattura di imballaggio inviata con altre apparecchiature o utilizzare le informazioni dall'ordine originale. Questo aiuta tutti a identificare rapidamente l'attrezzatura mancante.

5.

Specificare la marca esatta e il numero di modello dell'apparecchiatura mancante nel memo. Le informazioni aggiuntive evitano qualsiasi confusione quando il memo include solo numeri di modello o inventario. Ad esempio, anziché elencare solo "# 7899", includere "sedia da ufficio marrone" con le dimensioni per accelerare l'identificazione.

6.

Spiega cosa ti aspetti di fare per rimediare alla mancanza di attrezzature. Se è necessario un equipaggiamento sostitutivo, elencare il numero specifico di pezzi di ricambio e ripetere il numero di inventario, marca e modello nel memo. Questo elimina ogni confusione. Elenca la data in cui prevedi la consegna della sostituzione. Se non si desidera un equipaggiamento sostitutivo, chiedere al destinatario del promemoria l'accredito dell'ordine o contanti. Fornire dettagli su come si desidera elaborare il credito, ad esempio accreditare la propria carta di credito, inviare denaro alla propria banca per rimborsare una lettera di credito o inviare un assegno di rimborso a voi o alla vostra ditta. Se si richiede un controllo di rimborso, specificare il nome che dovrebbe comparire sul controllo.

Mancia

• Conservare copie di tutti i memo e la corrispondenza relativi alle carenze di apparecchiature e annotare la data in cui è stata ricevuta una risposta a ciascun memo. Ciò consente di tenere traccia della discussione quando sono necessari numerosi memo per risolvere i problemi relativi alle apparecchiature mancanti.