Come calcolare la formula delle ore totali in Excel

Come programma software per fogli di calcolo, Microsoft Excel ha molte funzioni utili per la produttività di una piccola azienda. Primo fra tutti è la possibilità di usare le formule per fare vari calcoli con i dati in celle diverse. A causa dell'importanza delle ore fatturabili, delle buste paga, delle retribuzioni orarie e degli straordinari, i dipendenti e i manager devono familiarizzare su come calcolare le ore totali in Excel per scopi di pianificazione e reporting.

Aggiungi colonne di orologio

È possibile utilizzare Excel per registrare l'ora in cui i dipendenti eseguono l'orologio in entrata e in uscita utilizzando Excel. Puoi consentire ai dipendenti di aggiungere direttamente ore in Excel a un foglio di calcolo mentre entrano ed escono dal programma o utilizzano il programma per archiviare e manipolare i dati temporali da un'altra fonte, indipendentemente dal fatto che si tratti di un programma di rilevamento del tempo o di un orologio fisico.

Per impostare le colonne per tenere traccia dei dati temporali, fare clic nella cella A1 e digitare "Clock In". Fare clic su B1 e digitare "Clock Out". Fai clic su C1 e digita "Totale ore". Queste colonne verranno utilizzate per etichettare i dati di clock in e di spegnimento, nonché le ore totali di ciascun turno. Ovviamente, puoi rinominarli come ritieni opportuno se pensi che la lingua sia più chiara.

Ore di monitoraggio di più dipendenti

Se stai monitorando le ore di più dipendenti, puoi aggiungere una colonna per indicare a quale dipendente appartiene la riga o inserire ciascun dipendente nella propria scheda sul foglio di calcolo o il proprio file di foglio di calcolo interamente. Se hai intenzione di fare in modo che i dipendenti registrino il proprio tempo in fogli di lavoro e inviarli come timesheet con un calcolatore del tempo incorporato in Excel, l'utilizzo di fogli di lavoro separati potrebbe essere la soluzione più semplice. Quindi, è possibile distribuire i modelli di foglio di calcolo a ciascun dipendente per tenere traccia delle proprie ore o importare i dati da uno strumento di tracciamento temporale esterno.

Utilizzare un orologio a 24 ore

Poiché sia ​​mezzogiorno che mezzanotte possono essere espressi come 12:00, per evitare un errore di calcolo, convertire tutti i tempi "Clock In" e "Clock Out" nel formato 24 ore, a volte indicato come orario militare. Applica questo formato a tutte le colonne di celle di dati temporali in questa tabella.

Per fare ciò, seleziona le colonne in questione facendo clic sulla loro parte superiore o selezionando le celle singolarmente. Tieni premuto il tasto CTRL sulla tastiera mentre fai clic per selezionare più colonne o celle contemporaneamente. Quindi, fai clic sulla scheda "Home" nel menu a nastro nella parte superiore dello schermo. Fare clic sul pulsante pop-out accanto alla parola "Numero" per aprire le opzioni di formattazione.

In "Categoria", seleziona "Ora". Quindi, seleziona un'opzione che mostra la data e l'ora in un formato di 24 ore che sarà chiaro per te e per chiunque lavori con il tuo foglio di calcolo. Fai clic su "OK".

Inserisci la formula del tempo in Excel

Per calcolare la differenza tra il tempo "Clock In" e "Clock Out", digitare il segno di uguale (=) nella cella sotto l'etichetta "Total Hours" (C2), fare clic sulla cella "Clock Out" a sinistra, digitare il segno meno (-), fare clic sulla cella "Clock In" a sinistra e premere "Invio". Assicurati di copiare questa formula nella colonna in modo da calcolare anche gli spostamenti aggiuntivi su altre righe. Fai clic sulla riga inferiore di una cella e trascinala nella colonna per copiarla.

Si noti che è possibile utilizzare una formula di somma aggiuntiva (= SUM) per aggiungere ciascuno dei singoli totali di turno per un totale cumulativo. Spesso vorrai riassumere ogni colonna per vedere il numero totale di ore lavorate.

Testare le formule e verificare la formattazione

Inserisci i dati del test per verificare che le celle siano orientate correttamente e che la formula funzioni come previsto. Ad esempio, se l'orario "Clock In" è 14:00 e "Clock Out" è 18:30, "Total Hours" dovrebbe essere 4, 5.