Come calcolare i vantaggi tangibili e il supporto con la gestione dei documenti

Tra i benefici tangibili figurano i dati misurabili che compaiono sui conti economici e sugli inventari. Servono come obiettivi per la gestione del progetto, che si riflettono nei documenti creati per supportare il processo. Il calcolo dei benefici tangibili fa parte delle funzioni di gestione dei documenti stabilite da un cliente e, in ultima analisi, da un project manager. I benefici tangibili possono includere aumenti delle entrate, nonché risparmi sui costi di produzione e operativi. C'è un processo da seguire e vari passaggi chiave da prendere quando si documentano benefici tangibili.

Intangibili

Le attività iniziali in qualsiasi progetto includono la creazione di documentazione per supportare i processi e per dirigere il lavoro che intraprenderete. A partire da un obiettivo finale, si costruisce un caso che si traduce nella documentazione di supporto dei risultati reali e misurabili che si intendono raggiungere. I risultati immateriali sono vitali nel processo a causa dell'influenza che esercitano sul successo del progetto. Anche se non possono essere misurati in dollari, i benefici intangibili devono essere documentati all'inizio del progetto e possono includere la buona volontà nella comunità e il morale dei dipendenti, migliori pratiche di segnalazione e valutazioni più accurate.

ipotesi

Nelle prime fasi di qualsiasi progetto, devi iniziare con alcune ipotesi di base che ritieni possano influire sui tuoi risultati e sui vantaggi tangibili a cui miri. Pur ponderando i vantaggi immateriali, è necessario considerare i vantaggi previsti delle modifiche proposte e il potenziale impatto finanziario sull'azienda nel suo complesso. Le ipotesi dovrebbero portarti a conclusioni che guidino la spinta principale del progetto: ottenere risultati misurabili. Calcolando le ipotesi immateriali e il loro potenziale impatto, è possibile, in effetti, abbandonare il progetto o ridefinire i propri obiettivi.

Rischio e costi

Dopo aver determinato la validità delle tue ipotesi, dovresti considerare i costi e i rischi di ciascun elemento pubblicitario e organizzare i documenti di conseguenza. Le proposte con un rischio molto basso e un finanziamento aggiuntivo basso o nullo richiesto dovrebbero essere affrontate per prime. Tali documenti mostrano chiaramente i benefici tangibili diretti delle modifiche proposte e forniscono una scia cartacea che consente di seguire le revisioni trimestrali e annuali. Con l'aumentare dei rischi e dei costi, la documentazione diventa sempre più importante in quanto si evidenzia il potenziale ritorno sugli investimenti attraverso l'attenta gestione dei documenti.

risultati

I risultati di un'attenta gestione dei documenti nella formazione di un nuovo progetto si traducono in una comunicazione più diretta con i clienti e in chiari percorsi attraverso i quali raggiungerete i vostri obiettivi, misurati come risultati tangibili. Utilizzando fogli di calcolo e grafici di confronto per costruire il tuo caso, sviluppi un piano d'azione basato su una panoramica completa delle implicazioni inerenti alle tue proposte. Quello che finirai con è un'analisi costi / benefici chiaramente supportata attraverso un'attenta pianificazione e gestione della documentazione attraverso ogni fase del progetto proposto. Approvazione e finanziamento sono più facili da ottenere quando sostieni la tua ipotesi dall'inizio alla fine con una documentazione chiara.