Come prenotare un viaggio d'affari online

Poiché il costo dei viaggi d'affari è in costante aumento dal 2010, è più importante che mai assicurarti di ottenere il miglior valore per il tuo dollaro. Prenotare un viaggio online ti dà la possibilità di confrontare diverse compagnie aeree, hotel e anche noleggio auto da una varietà di diversi siti web. Se la tua organizzazione non ha mai prenotato un viaggio online in precedenza, ci sono molti ottimi siti web di viaggio tra cui scegliere. Mentre puoi prenotare un volo direttamente con una compagnia aerea, ci sono molti buoni siti web di viaggi che ti aiuteranno a confrontare diverse compagnie aeree contemporaneamente, così come ti aiutano a trovare le migliori offerte in una stanza d'albergo allo stesso tempo.

1.

Parla con il tuo manager per determinare se la tua organizzazione ha o meno un account con qualsiasi sito web di viaggio. Questo potrebbe salvarti dal dover mettere il viaggio sulla tua carta di credito. Alcune aziende utilizzano solo servizi pre-approvati o potrebbero avere linee guida da seguire se si prevede di essere rimborsati per le spese di viaggio.

2.

Confronta i costi su due o tre siti di viaggio affidabili come Expedia, Priceline.com o Travelocity.com. Siti come questi di solito hanno pacchetti in cui è possibile prenotare un hotel e un volo allo stesso tempo, il che è generalmente meno costoso che prenotarli separatamente. Puoi anche consultare siti Web come Cheapflights.com o Kayak.com, che ti consentono di confrontare i prezzi tra più siti web di viaggi contemporaneamente.

3.

Leggi le recensioni degli utenti per gli hotel offerti prima di prenotare una stanza, soprattutto se non sei mai stato in quella città. I siti web di viaggio di solito hanno le foto degli hotel, ma questi sono spesso forniti dagli stessi hotel e potrebbero non darti l'intera immagine. Le recensioni degli utenti possono dirti quanto sono pulite le camere e come è il quartiere intorno all'hotel.

4.

Confronta i tempi di viaggio e gli scali associati ai diversi voli, oltre al prezzo. Un risparmio di $ 50 potrebbe non valerne la pena se hai intenzione di sederti in un aeroporto per tre ore. Se devi cambiare aereo, dai un'occhiata al tempo che avrai tra un volo e l'altro. I viaggi d'affari possono essere abbastanza stressanti senza correre attraverso un aeroporto sconosciuto con solo dieci minuti per arrivare al prossimo cancello.

5.

Confronta la posizione dell'hotel con i luoghi che è necessario visitare durante il viaggio. Google Maps o Bing Maps possono fornirti le distanze e i percorsi tra l'hotel e l'aeroporto, così come le altre tue destinazioni. Se non trascorri molto tempo nella tua camera d'albergo, un hotel vicino con una stella inferiore sarà probabilmente meno stressante e meno costoso di un hotel a stelle più alte dall'altra parte della città.

6.

Valuta se hai bisogno o meno di un'auto a noleggio. La maggior parte dei siti di viaggi ha un'opzione per prenotare un'auto mentre prenoti un volo e una camera d'albergo.

7.

Prenota il tuo viaggio almeno due settimane prima, quando possibile. Più a lungo attendi, meno scelte avrai in termini di prezzo e disponibilità. Al momento della prenotazione, è necessario inserire i dati della carta di credito, nonché il proprio nome e indirizzo.

8.

Stampa la conferma dell'ordine e l'itinerario. Fai copie extra di questi e lasciali con qualcuno in ufficio, nel caso in cui perdi i tuoi mentre sei lontano. Stampa una copia dei percorsi per il tuo hotel e le tue destinazioni e porta anche quelli con te.

Suggerimenti

• Se più persone della tua organizzazione viaggiano insieme o se prevedi di recarti spesso alla stessa destinazione, potresti ottenere un accordo migliore contattando direttamente l'hotel.
• Chiama la compagnia della carta di credito per comunicare che stai viaggiando. Come misura anti-frode, le società di carte di credito possono sospendere la tua carta quando rilevano gli acquisti extraurbani.
• Se si viaggia all'estero, scansiona il passaporto. Lasciare la copia con un collega o un familiare in caso di smarrimento o furto del passaporto all'estero.