Come accecare Copia una lettera commerciale

Di solito, una copia cartacea di una lettera commerciale viene inviata a un singolo destinatario. In alcuni casi, il mittente potrebbe voler inviare una copia della lettera a uno o più altri individui, indicati sulla lettera come copia carbone, o cc, destinatari. Quando non si desidera che il destinatario principale oi destinatari cc della lettera sappiano di aver inviato la lettera a una terza parte, si invia una copia nascosta, anch'essa denominata copia di cortesia cieca.

Copia nascosta in carbonio

Inizialmente, copia per conoscenza nascosta o bcc, è stato utilizzato per inviare una copia di una lettera commerciale a una persona o alle parti interessate senza che il loro nome appaia sulla lettera. Lo scopo principale dell'utilizzo di una designazione Ccn è di proteggere l'identità o la privacy di un destinatario. Dall'emergere della posta elettronica, l'uso di bcc è una cortesia che mantiene riservati gli indirizzi email di persone che non si conoscono. Quando l'indirizzo di posta elettronica di una persona viene inserito nel campo bcc, altre persone che ricevono una copia della corrispondenza commerciale non sono a conoscenza che qualcun altro sta ricevendo la lettera.

Tecnica

Spesso un'azienda o un'organizzazione invia la stessa lettera a più destinatari. Per produrre un Ccn per le lettere commerciali cartacee, fare una copia extra. Digita o scrivi "bcc:" e il nome della persona nella parte inferiore della copia del file e la copia della lettera del destinatario bcc dopo la chiusura e la firma. Sinistra giustificare le informazioni per un corretto formato lettera commerciale. Spediscilo alla persona per la quale è intesa la copia nascosta. Anche se il destinatario del Ccn può vedere i nomi del destinatario principale e di eventuali altri destinatari della lettera, questi non sapranno che c'è un destinatario del Ccn. Il mittente è l'unica persona che sa che c'è un destinatario del Ccn.

rischi

La stampa di lettere commerciali a stampa cieca è stata a lungo una pratica comune per tenere informati gli altri sul progresso o sullo stato di una situazione. Sebbene la copia nascosta di una lettera protegga elettronicamente le informazioni di contatto personali nascondendo l'indirizzo e-mail dagli altri destinatari della lettera, l'uso della funzione e-mail "rispondi a tutti" in alcuni programmi di posta elettronica standard consente al destinatario principale di vedere chi ha ricevuto la comunicazione. In Outlook Express, elimina il rischio selezionando "Disponi risposte a" nelle opzioni dei messaggi. Inserisci il tuo indirizzo email. Anche se un destinatario preme il tasto "rispondi a tutti", solo il tuo indirizzo apparirà nel campo "A" e solo tu riceverai un messaggio di risposta.

Etichetta BCC

Anche se dovresti essere cauto sull'uso di Ccn quando inoltro la corrispondenza commerciale, ci sono situazioni in cui può essere pratico. Le organizzazioni utilizzano spesso Ccn quando inviano posta all'ingrosso, in particolare per quanto riguarda una mailing list di raccolta fondi. Inoltre, quando altre persone hanno bisogno di conoscere una determinata situazione, ma ritieni che il destinatario principale della lettera sarebbe offeso o si arrabbi che hai condiviso le informazioni con altri, puoi decidere di cedere una lettera. Un'alternativa è di inoltrare un riepilogo delle informazioni agli altri destinatari e lasciare che il destinatario principale della lettera sappia a chi hai fornito un riepilogo. A volte potresti ritenere necessario copiare in modo cieco la corrispondenza con qualcuno più in alto nella catena di comando. In questo modo il personale responsabile viene informato di una situazione senza essere spiazzante verso la persona a cui è destinata la lettera. Il modo migliore per evitare cattivi sentimenti è inviare lettere o e-mail alla corrispondenza separatamente per ogni persona.