Come bilanciare la privacy dei dipendenti e la sicurezza dei datori di lavoro

Nel mondo odierno in cui la tecnologia fa parte della maggior parte delle aziende, la linea tra la privacy dei dipendenti e la sicurezza dei datori di lavoro può essere facilmente offuscata. Molte aziende che trattano dati sensibili e questioni riservate possono aumentare le misure di sicurezza per proteggere i segreti commerciali e le strategie interne. Nel fare questo, i dipendenti possono sentirsi come se non avessero alcuna privacy sul lavoro. Altre società potrebbero considerare la privacy dei dipendenti come equivalente e la sicurezza del datore di lavoro potrebbe risentirne. Nel trovare un equilibrio, è importante condurre ricerche e far conoscere le tue aspettative come manager.

1.

Scopri quali sono le leggi sulla privacy applicabili alla tua azienda. Come datore di lavoro potresti incorrere in problemi di responsabilità e potenziali cause legali se oltrepasserai i tuoi limiti in materia di privacy dei dipendenti. Ci sono varie norme sulla privacy federali, statali e locali a cui le aziende devono attenersi, secondo The Employers Law Group. Per evitare di affrontare possibili problemi legali, assumere un avvocato specializzato in questioni di privacy sul posto di lavoro per aiutarvi a redigere una politica di sicurezza che tenga conto della privacy dei dipendenti.

2.

Definisci un piano di sicurezza per la tua azienda. Includi eventuali dubbi sulla privacy dei dipendenti che trovi attraverso la tua ricerca legale. Struttura il tuo piano di sicurezza e privacy per coprire tutte le situazioni in cui i due potrebbero entrare in conflitto, ad esempio tramite l'uso di e-mail aziendali, telefoni, telefoni cellulari e altre apparecchiature aziendali. L'impostazione di una strategia aziendale rivolta sia alla sicurezza aziendale che alla privacy dei dipendenti getterà le basi per stabilire dove si trova la tua organizzazione in caso di problemi.

3.

Informare i dipendenti sulle regole di sicurezza dell'azienda e su ciò che sarà e non sarà monitorato su base giornaliera o settimanale. Notificare agli impiegati della sorveglianza permetterà loro di bloccare le cose come e-mail personali prima di essere rimproverate per averle mandate per la prima volta.

Anche se potrebbe non essere necessario essere completamente trasparenti con i dipendenti, ad esempio dicendo loro quando le videocamere di sicurezza possono registrare durante il giorno, dicendo loro che verranno installate telecamere di sicurezza o che tutte le e-mail saranno monitorate. Questa comunicazione serve come avvertimento preliminare nel caso in cui sia necessario intervenire in seguito a violazioni della sicurezza e fornisce "un giusto equilibrio tra le esigenze dei datori di lavoro e dei dipendenti", secondo la società di sicurezza Internet McAfee.

4.

Pubblica questo avviso di sicurezza in un'area pubblica come la sala da pranzo e assicurati che tutti i dipendenti ricevano una copia della politica. La politica dovrebbe esplicitamente indicare quali attività sono vietate e consentite e in che modo l'organizzazione monitorerà i dipendenti.

5.

Implementa la tua politica nella tua atmosfera aziendale. A seconda della natura della vostra azienda, questo può includere software di monitoraggio e-mail o telecamere di sorveglianza installate in aree di ricerca e sviluppo riservate.