Come controllare i dipendenti

La conduzione di un audit della forza lavoro di un periodo è un metodo proattivo per affrontare le preoccupazioni relative ai dipendenti prima che diventino problemi al di fuori dell'ambito di competenza. Le piccole imprese, in particolare, che prestano attenzione alle questioni occupazionali sono spesso in grado di gestire gli sviluppi della forza lavoro quando effettuano verifiche periodiche di file del personale dipendente, modelli di personale, misure di sicurezza e formazione.

1.

Esaminare i file del personale dipendente per determinare se contengono documentazione relativa all'idoneità al lavoro negli Stati Uniti, oltre a riconoscimenti firmati che indicano che i dipendenti hanno ricevuto copie delle politiche sul posto di lavoro, manuali dei dipendenti e che hanno informazioni di contatto di emergenza archiviate. Un contatto di emergenza può essere estremamente utile in caso di infortunio sul posto di lavoro quando qualcuno del dipartimento risorse umane deve contattare qualcuno per conto del dipendente.

2.

Confrontare la descrizione del lavoro del dipendente con le attività effettive svolte dal dipendente nel corso regolare del suo lavoro. Ogni volta che a un dipendente viene assegnata una nuova attività o viene richiesto di eseguire un'altra funzione, il supervisore del dipendente e un membro dello staff delle risorse umane devono aggiornare la descrizione del lavoro in modo che rifletta accuratamente le responsabilità lavorative del dipendente.

3.

Esamina i registri del libro paga per determinare se i dipendenti sono correttamente classificati come esenti o non esenti e se il tuo reparto paghe sta elaborando in modo accurato le retribuzioni straordinarie, quando applicabile. Esaminare i registri di indennizzo per garantire che ai dipendenti vengano pagati salari uguali per lavori comparabili e che esista una parità correlata al compenso per funzioni di lavoro simili all'interno della propria organizzazione.

4.

Ottenere copie delle informazioni sul pacchetto di benefit dei dipendenti. Riesaminare le selezioni offerte ai dipendenti per la copertura del piano sanitario di gruppo, compresi i piani di visione e dentistica, l'assicurazione sulla vita e le polizze assicurative dell'assistenza a lungo termine. Garantire che lo specialista dei benefici mantenga registrazioni accurate riguardanti i benefici per i dipendenti e i file di lavoro di revisione contabile che sono protetti dalla Legge sulla portabilità e responsabilità delle assicurazioni sanitarie, o HIPAA.

5.

Parla con i supervisori dei livelli di organico del dipartimento. Sebbene il controllo dei singoli file dei dipendenti e le descrizioni dei lavori siano utili, un altro componente dei dipendenti di controllo include la revisione dei modelli di personale per misurare la funzionalità dei vari reparti dell'azienda. Ad esempio, quando crescono le richieste di produzione, così anche i livelli di personale all'interno di ciascun dipartimento, a meno che l'azienda non sviluppi metodi alternativi per soddisfare le richieste di produzione senza assumere personale aggiuntivo.

6.

Esaminare i record di formazione e orientamento per garantire che i dipendenti ricevano orientamento e formazione aggiornati sulle politiche aziendali, i processi di lavoro e la struttura organizzativa. L'orientamento al nuovo dipendente e la formazione regolare sono fondamentali per fornire ai dipendenti gli strumenti necessari per soddisfare le aspettative dell'azienda. Inoltre, la formazione alla leadership assicura che i supervisori e i dirigenti si sentano a proprio agio con il sistema di gestione delle prestazioni e siano in grado di fornire feedback ai dipendenti su base regolare.

7.

Ottenere registri e registrazioni sulla sicurezza sul luogo di lavoro relativi al programma di sicurezza della propria azienda per determinare se i dipendenti seguono procedure relative a macchinari complessi, attrezzature pericolose o materiali pericolosi. Aggiornare i file del personale dei dipendenti con i certificati di formazione per le misure di sicurezza sul posto di lavoro e aggiornare i materiali di formazione della leadership con le informazioni aggiornate sugli strumenti di sicurezza e gestione del rischio dell'organizzazione.

Mancia

• Mentre alcune procedure di revisione sono volontarie; altri sono richiesti dalla legge. Questo è il caso per le aziende con almeno 100 dipendenti che partecipano ai loro piani di benefit. Sono tenuti a condurre una revisione dei loro piani di benefici per i dipendenti, ai sensi del Employee Retirement Income Security Act del 1974.