Come assegnare i numeri di fattura
Al di fuori dell'importo dovuto, il numero della fattura è il secondo numero più importante della fattura. Assegnare sistematicamente un numero univoco a ciascuna fattura ti fornirà un identificatore. Utilizzare questo identificatore per cercare una fattura su un computer quando un cliente chiama con una domanda di fattura o per trovare una copia fisica della fattura nei propri file. Struttura il tuo numero di fattura in qualsiasi modo che meglio si adatta alle tue esigenze, a patto che si termina il numero con un identificatore sequenziale distintivo.
Sequenziale
La maggior parte dei software di contabilità aziendale utilizza per impostazione predefinita la numerazione sequenziale per le fatture. La numerazione sequenziale delle fatture è la base per la creazione di numeri di fattura distintivi. La numerazione della fattura inizia con il numero "1", a meno che non lo si sostituisca. Ad esempio, se si preferisce un numero di fattura a cinque cifre, è possibile sostituire "1" con il numero "10.000". Il software assegnerà automaticamente il numero di fattura successivo, "10, 001". Inoltre, se si tenta di inserire un fattura con un numero di fattura duplicato, la maggior parte del software ti avviserà. Per creare manualmente la numerazione sequenziale delle fatture, utilizzare un elenco di numeri sequenziali. Quando si utilizza un numero, annotare il nome del cliente a cui è stato assegnato il numero di fattura e l'importo della fattura.
Cronologico
Assegnare i numeri di fattura in ordine cronologico. Ad esempio, formattare un numero di fattura generato su una fattura per un numero di cliente 4.072 il 30 giugno 2017, come 20170630-4072-00. La prima serie di numeri è la data, la seconda serie di numeri è il numero cliente e la terza serie di numeri è l'identificativo univoco sequenziale per la fattura. Se si genera una seconda fattura in tale data per quel cliente, il numero di fattura sarà 20170630-4072-01. Utilizza qualsiasi formato di data che scegli. I formati di data alternativi includono 06302017, 120630 e 063012.
Numero cliente
Iniziare i numeri di fattura con il numero cliente per darti un modo secondario di identificare una fattura come appartenente a un cliente specifico semplicemente guardando il numero di fattura. Questo metodo è simile al metodo di numerazione cronologica. Un sistema di numerazione delle fatture che si basa sul numero cliente inizierà con quel numero. Due esempi per il cliente 4072 sono 4072-06302017-01 (numero cliente, data, numero sequenziale) e 4072-0001 (numero cliente, numero sequenziale). Utilizzare più cifre per il numero sequenziale se non si utilizza la data in modo da non esaurire rapidamente i numeri sequenziali univoci.
Progetto numero
Utilizzare un numero di progetto come parte del numero di fattura se si desidera essere in grado di identificare il progetto a cui appartiene la fattura guardando il numero di fattura. Questo metodo di numerazione delle fatture è vantaggioso per le società di costruzione e altre società che assumono progetti, nei quali i casi il numero di progetto è uno dei numeri più importanti. Avvia il numero della fattura con il codice progetto univoco seguito da una data. Esempi di numeri di fattura del progetto includono 4072-STUC5012-01 (cliente, progetto, sequenziale) e STUC5012-4072-01 (progetto, cliente, sequenziale).