Come archiviare le cartelle in Outlook per liberare spazio

Non avere abbastanza spazio libero nella tua casella di posta potrebbe potenzialmente farti perdere comunicazioni importanti se vengono fornite con la tua casella di posta Outlook piena. Mentre la maggior parte dei servizi di posta elettronica ti fornisce abbastanza spazio di archiviazione, potresti voler archiviare le tue cartelle per liberare spazio aggiuntivo nella tua casella di posta. Utilizzando Microsoft Outlook, puoi archiviare automaticamente gli elementi delle cartelle che corrispondono ai tuoi criteri, ad esempio gli elementi più vecchi di tre mesi. È inoltre possibile configurare cartelle specifiche da archiviare automaticamente utilizzando la funzionalità AutoArchive di Outlook.

AutoArchive a Folder

È possibile configurare una cartella in Outlook per archiviare automaticamente le e-mail entro una certa età.

Scegli la cartella da archiviare

Apri la cartella in Outlook che desideri archiviare. Ad esempio, fai clic su "Posta" nel riquadro di navigazione, quindi fai clic su "Posta in arrivo".

Apri le impostazioni di archiviazione automatica di Outlook

Fare clic sulla scheda "Cartella", quindi fare clic sul pulsante "Impostazioni di archiviazione automatica" nel gruppo Proprietà della barra multifunzione Cartella per aprire le proprietà di Archiviazione automatica della cartella.

Seleziona quanto spesso archiviare

Fare clic sul pulsante di opzione accanto a "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni", quindi selezionare la frequenza con cui si desidera archiviare la cartella. Ad esempio, inserisci "3 mesi" nei selettori accanto a Elimina elementi più vecchi di.

Scegli come archiviare i dati

Fai clic sul pulsante di opzione accanto a una delle opzioni su come gestire gli elementi archiviati. Si consiglia di selezionare "Sposta vecchi elementi nella cartella di archivio predefinita" a meno che non si disponga di un'altra posizione in cui si preferisce memorizzare l'archivio.

Salva le tue impostazioni

Fare clic sul pulsante "OK" per salvare le modifiche alle proprietà della cartella e abilitare l'archiviazione. Il processo di archiviazione potrebbe richiedere alcuni minuti per completare a seconda delle dimensioni della cartella.

Liberare lo spazio manualmente

In alcuni casi, si vorrà che Outlook archivi una cartella su richiesta. Puoi farlo usando la funzione di archiviazione manuale.

Apri il menu File

Fai clic sul menu "File" in Outlook.

Utilizzare il menu Strumenti di pulizia

Fai clic sul pulsante a discesa "Strumenti di pulizia" accanto a Pulizia delle cassette postali nel sottomenu Info, quindi fai clic su "Archivia ..."

Scegli una cartella da archiviare

Fai clic sul nome della cartella che desideri archiviare. Ad esempio, fai clic su "Posta in arrivo" nella cartella del tuo account e-mail.

Scegli quali email archiviare

Inserisci una data nel campo accanto a "Archivia elementi più vecchi di", oppure fai clic sulla freccia e seleziona una data, per archiviare gli elementi con le date precedenti alla voce. Ad esempio, inserire "1/1/18" per archiviare gli elementi della cartella creati prima dell'anno 2018.

Decidi dove conservare i dati

Fai clic sul pulsante "Sfoglia" se desideri scegliere un percorso personalizzato per il tuo archivio. Si consiglia di non modificare il percorso del file di archivio. Fare clic sul pulsante "OK" per iniziare il processo di archiviazione.

Evitare di perdere dati

Per impostazione predefinita, gli elementi archiviati vengono archiviati nella cartella "File di Outlook" in Documenti.

Alcuni server Microsoft Exchange possono limitare o disabilitare la possibilità di archiviare gli articoli secondo i criteri di conservazione della posta dell'organizzazione. Assicurati di comprendere le politiche e i limiti della tua azienda prima di rischiare di perdere dati o di violare involontariamente le regole sulla durata della posta elettronica. Consulta il tuo dipartimento IT se ne hai uno per ulteriori informazioni sulla durata di archiviazione dei dati archiviati.

Gli elementi che hai archiviato possono essere completamente rimossi dal tuo server di posta. Si consiglia di creare backup della cartella dei file di Outlook per evitare di perdere l'accesso agli elementi archiviati. Anche in questo caso, assicurati di farlo in conformità con i criteri della tua organizzazione se stai utilizzando Outlook al lavoro.

Se si dispone di molto spazio senza archiviare i dati, potrebbe non essere necessario utilizzare le funzionalità di archiviazione di Outlook. Invece, potresti semplicemente organizzare e-mail in cartelle o altrimenti memorizzarle in modo da poter trovare facilmente ciò di cui hai bisogno.