Come analizzare le prestazioni del ciclo di entrate

Il ciclo delle entrate di un'azienda è il processo di conversione degli ordini di vendita iniziali in eventuali entrate di cassa. Un ciclo di ricavi può essere suddiviso in due fasi, la fase fisica del trasferimento di beni o servizi ai clienti e la fase finanziaria di ricevere denaro dai clienti. Comprendendo varie attività generatrici di entrate, il ciclo delle entrate rappresenta una parte importante delle operazioni di un'azienda. Pertanto, le prestazioni del ciclo delle entrate possono influenzare in gran parte le prestazioni complessive di un'azienda. Analizzando il rendimento del ciclo delle entrate, un'azienda può individuare aree con prestazioni insufficienti e implementare migliori misure di controllo.

1.

Rivedere l'approvazione appropriata degli ordini dei clienti. Le prestazioni del ciclo delle entrate possono essere influenzate negativamente se gli ordini dei clienti vengono approvati impropriamente da personale non autorizzato in merito a prezzi, tariffe speciali, sconti consentiti e altre importanti condizioni di vendita. Quando si analizzano le prestazioni del ciclo di ricavi, un business esamina i record degli ordini di vendita per garantire che i contratti di vendita siano accettati con conoscenze di gestione e non vengano fornite quotazioni di prezzo non autorizzate ai clienti. Un contratto di vendita riguarda anche le condizioni di credito estese ai clienti e il processo di revisione dovrebbe decidere se i termini di credito concessi rappresentano rischi di credito inaccettabili per l'azienda.

2.

Valutare l'adempimento dell'ordine e il controllo del magazzino. Una volta che un business riceve un ordine cliente e la gestione al livello appropriato lo ha approvato, gli addetti alle vendite devono segnalare l'ordine del cliente in modo tempestivo per avvisare il reparto di inventario per la preparazione delle merci richieste in base ai programmi degli ordini. Per soddisfare gli ordini dei clienti, il personale dell'inventario controlla prima lo stato delle scorte e se gli articoli richiesti non sono disponibili, devono generare rapidamente un ordine arretrato per la produzione o un nuovo acquisto. Il modo in cui il reparto di inventario può svolgere i propri compiti e seguire le procedure di lavoro influirà anche sulle prestazioni del ciclo delle entrate.

3.

Abbina i documenti di spedizione agli ordini di vendita. Il completamento della spedizione di beni di consumo conclude la fase fisica del ciclo delle entrate. Tuttavia, eventuali errori commessi nella spedizione potrebbero influire negativamente sulle prestazioni del ciclo delle entrate. La corrispondenza dei documenti di spedizione con gli ordini di vendita aiuta a scoprire se vengono spedite merci errate o quantità errate di merci o se la merce richiesta viene consegnata alla parte sbagliata. Quando si analizzano le prestazioni di spedizione, un'azienda può anche prestare attenzione a vedere se i documenti di spedizione non validi o fittizi sono forniti e registrati come atto fraudolento intenzionale. Eventuali ordini di vendita senza corrispondenza devono essere conformi al conteggio fisico delle merci per garantire la perdita di merci.

4.

Controlla le fatture di fatturazione per accuratezza e tempestività. La fase finanziaria del ciclo delle entrate inizia con la fatturazione dei clienti per i prodotti o servizi che hanno ricevuto. La fatturazione dovrebbe essere completa, accurata e riconosciuta nel periodo in cui vengono effettuate le vendite. Alcuni rischi sono associati alla fatturazione in termini di accuratezza e tempestività delle fatture generate. Per controllare i rischi, un'azienda esegue un controllo dettagliato delle fatture di fatturazione rispetto alle registrazioni delle vendite. Merci o servizi consegnati non possono essere fatturati inizialmente a causa della perdita dei registri delle vendite. Le fatture possono essere fatturate da una fonte di informazioni non autorizzata. Oppure le fatture non vengono inviate ai clienti in tempo. Servizi di fatturazione imprecisi e intempestivi possono portare a ritardi nei pagamenti, una negatività sulle prestazioni del ciclo economico complessivo.

5.

Misura la riscossione dei crediti. L'inefficace riscossione dei crediti clienti riduce direttamente il rendimento del ciclo delle entrate. Il più lungo conti attivi rimane in sospeso, più debole è la capacità di conversione in contanti, riducendo ulteriormente la liquidità dei crediti. L'analisi dei conti clienti comporta spesso la misurazione del rapporto di rotazione dei crediti, che è l'importo delle vendite diviso per la media dei crediti in circolazione durante l'anno. I conti più veloci da ricevere possono essere convertiti in denaro, maggiore è la politica di credito di un'azienda. Il rapporto di rotazione dei crediti clienti può essere confrontato con i passati rapporti di un'impresa e la media del settore per determinare il livello relativo della performance dei conti correnti di un'azienda.

6.

Convalida le ricevute di pagamento in contanti. La ricezione di pagamenti in contanti dai clienti termina il ciclo delle entrate. Tutti gli incassi devono essere registrati nei libri in modo tempestivo e applicati con precisione ai conti dei clienti. Per convalidare le ricevute di pagamento in contanti, un'azienda confronta i libri con ricevuta di cassa con estratti conto bancari per verificare le informazioni sui clienti, gli importi pagati e le date di pagamento. Un'azienda deve sempre garantire che le ricevute di cassa siano state prima approvate come valide prima di essere pubblicate sui conti dei clienti. Qualsiasi inesattezza e incompletezza nella gestione dei registri delle ricevute di cassa rischia di perdere le collezioni dei clienti o di danneggiare i rapporti con i clienti, influenzando negativamente le prestazioni del ciclo delle entrate.

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