Come indirizzare più persone in una lettera
Con l'avvento della comunicazione digitale, la corrispondenza commerciale è cambiata radicalmente. Per quanto sia semplice e veloce inviare una e-mail, i business leader professionisti sanno che esistono ancora degli standard quando scrivono e indirizzano una lettera a più destinatari. Comprendi le regole, sia che tu stia scrivendo un'e-mail o una lettera standard per ottenere le migliori risposte per i lettori.
Tipi di corrispondenza
Sembra che ci siano sempre più modi per inviare comunicazioni commerciali nell'era moderna. Le note rapide vengono spesso inviate tramite servizi di messaggistica privata e istantanea e anche tramite messaggi di testo. Tuttavia, se invii la corrispondenza ufficiale per conto della tua azienda, una lettera o e-mail è l'opzione più professionale. Tutta la corrispondenza fa parte del registro aziendale ufficiale, il che significa mente e contenuto quando invii qualcosa di scritto. Diventa una registrazione scritta e potenzialmente giuridicamente vincolante.
Molte persone continueranno a usare automaticamente più saluti formali in lettere standard dove ottengono la corrispondenza informale nella corrispondenza e-mail. A seconda di quanto conosci bene le parti, dire "Ciao" o "Ehi" potrebbe essere troppo casuale. Fai sempre attenzione a chi è il pubblico e assicurati di indirizzare il pubblico in modo appropriato.
Indirizzo email a più destinatari
L'email è più indulgente con i requisiti di formalità. Hai le caselle degli indirizzi che includono i destinatari principali, le copie carbone (CC) e le copie carbone cieco (BCC). Inserisci l'indirizzo email per ciascun destinatario nella casella appropriata. Le persone che hanno bisogno di ottenere e rispondere alla lettera sono i principali destinatari. Se si invia anche una copia a un manager oa un'altra parte indicata nella lettera, sta ottenendo la lettera a scopo informativo e dovrebbe essere nella casella CC.
La casella BCC è per i destinatari che non hanno bisogno di essere nominati, quindi tutti sono ciechi per il loro ricevimento o per un gruppo che è così grande che non vuoi che tutti rispondano all'intero gruppo. Serve come controllo della privacy per le email di grandi gruppi.
Nel corpo dell'e-mail, elenca il nome di due o tre destinatari dopo il saluto. Ad esempio, "Caro Joe, Jane e Tim", o "Caro Signor Johnson, Sig.ra Hollis e Sig. Baxter". Per elenchi completi, elencare il nome, la società e il titolo in ordine prima del saluto. Per esempio:
- John Tillis, Presidente, ACME Inc
- Jane Jones, CEO, Tip Top Sales Company
- Billy Allen, Vicepresidente, Allow Metal Inc
- Neil Benson, Vicepresidente, Peter Piper Peppers Company
Continuare questa lista per il gruppo per vedere chi è sulla corrispondenza anche se gli indirizzi sono in BCC. Il saluto sarebbe quindi qualcosa per il gruppo come "Dear Team" o "Dear Sirs". Anche se si tratta di e-mail, prova ad indirizzare più persone in una e-mail il più professionale possibile.
Affrontare una lettera a due persone
Le lettere commerciali che passano attraverso canali di posta standard non dispongono di caselle di posta elettronica convenienti. Prima del saluto, creerai un blocco per ciascun destinatario previsto. Il blocco spezza il nome, il titolo e le informazioni aziendali in blocchi considerevoli come se fossero visti sulla busta. Il blocco di ciascun destinatario è separato da una linea.
Un esempio di blocco destinatario è:
- Ronald Jones, direttore delle operazioni
- Operational Resource Solutions, Inc
- 10101 Main Street, Suite 200
- Città migliore, MA 00111
Un blocco può includere o meno un telefono o un fax. Quando si tratta del saluto vero e proprio, una volta elencati tutti i destinatari, utilizzare un saluto di gruppo, come "Gentili partecipanti" o "Gentili colleghi di progetto".
Copie di carbonio e copie cieche
Per le lettere standard, coloro che ottengono le informazioni come CC o come BCC, vengono annotate dopo aver designato il proprio accesso alla fine della lettera. Sotto il messaggio di benvenuto, elencare i nomi dei destinatari delle copie in copia, se presenti. Se c'è una copia nascosta, è sufficiente notare che qualcuno senza nome sta ricevendo una copia. Questo viene fatto dopo l'accesso e dopo il CC, notando BCC.