Come indirizzare i dipendenti nella scrittura aziendale

In qualità di gestore o proprietario di una piccola azienda, si imposta l'esempio per i dipendenti in tutto ciò che si fa, compresa la scrittura aziendale. Imposta l'esempio di come desideri che i tuoi dipendenti si rivolgano l'un l'altro, così come i tuoi clienti e fornitori, utilizzando un linguaggio appropriato per il pubblico previsto e modificando errori di battitura e grammatica. È essenziale rivolgersi ai dipendenti in modo professionale, sia che tu stia componendo un lungo promemoria o una e-mail veloce.

1.

Considera il tuo pubblico. Il modo in cui indirizzi i tuoi dipendenti nella corrispondenza commerciale dipenderà spesso dai dati demografici del gruppo o della persona che desideri indirizzare. Abbi cura di impostare il tono appropriato per il pubblico e il messaggio, poiché un tono irriverente può offendere i lavoratori che si aspettano un certo livello di serietà per una determinata situazione. Ad esempio, non guidare con uno scherzo quando informi i tuoi lavoratori che l'organizzazione deve implementare i licenziamenti per soddisfare i vincoli di budget.

2.

Determina il mezzo di comunicazione appropriato per il messaggio specificato. Il supporto può consistere in una lettera scritta a mano, una nota scritta, un'e-mail o qualsiasi altra forma di comunicazione scritta. È possibile scegliere di consegnare la comunicazione in formato stampato o digitale. È essenziale scegliere la modalità di comunicazione appropriata per il pubblico e il messaggio. Ad esempio, un documento stampato può essere necessario per fornire una copia cartacea ai fini della registrazione, mentre una e-mail veloce potrebbe essere sufficiente per informare il personale del prossimo compleanno di un collega.

3.

Determina un saluto appropriato. Secondo il Purdue Online Writing Lab, se in genere si riferiscono ai propri dipendenti in base al loro nome, in genere si utilizzano i loro nomi di battesimo quando li si affronta in business writing. Ad esempio, "Cara Mary" sarà sufficiente per rivolgersi a un dipendente con il quale si è in base al nome. Quando si rivolge a un gruppo di dipendenti, è possibile utilizzare "Dear Staff" o "Dear Team". Rivolgiti sempre ai tuoi dipendenti in modo rispettoso.

4.

Scrivi una chiusura rispettosa per la tua comunicazione aziendale. Ad esempio, potresti scrivere "Cordialmente" o "Grazie", seguito dal tuo nome. Includi il tuo nome nella riga successiva dopo la chiusura. Potresti anche includere il tuo indirizzo, indirizzo email, numero di telefono o altre informazioni di contatto applicabili, a seconda della situazione. Quando si comunica via e-mail, è possibile scegliere di aggiungere automaticamente una firma digitale alla fine di tutte le e-mail.

Mancia

  • Ripeti sempre le tue comunicazioni scritte per assicurarti di comunicare in modo chiaro e conciso.

avvertimento

  • Non utilizzare mai MAIUSCOLO nelle comunicazioni aziendali, poiché in genere viene percepito come la forma scritta di urlare. Non è mai appropriato urlare contro i dipendenti, anche se è semplicemente virtuale.

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