Obiettivi di bilancio
L'enciclopedia per piccoli imprenditori dell'imprenditore definisce il processo di definizione del budget come "Stabilire un livello pianificato di spesa, di solito a un livello abbastanza dettagliato" in modo da controllare il flusso di cassa della tua azienda, e non viceversa. Ma non è sufficiente per mantenere l'obiettivo generale di controllare il flusso di cassa. Il modo in cui svolgi questo controllo del flusso di cassa è fornito da singoli obiettivi di bilancio. Gli obiettivi di bilancio costituiscono il "livello dettagliato" della pianificazione del bilancio cui si fa riferimento nella definizione di imprenditore. Gli obiettivi di bilancio sono gli obiettivi individuali che il budget finale deve soddisfare per affrontare completamente ogni elemento del controllo del flusso di cassa.
Definire un risultato finanziario positivo
Decidi un periodo di tempo per il budget, ad esempio un anno, e fissa obiettivi di profitto e spesa per quel periodo di tempo. Rompere la cornice temporale in incrementi più piccoli, come i trimestri fiscali, e abbattere gli obiettivi di profitto e spesa in incrementi uguali. Sapere dove si vuole finire finanziariamente prima di iniziare il processo di pianificazione del budget è come conoscere la destinazione finale del viaggio. Solo con la destinazione in mente puoi mappare il percorso per arrivarci.
Imposta criteri di spesa
Stabilire politiche in base alle quali le decisioni di spesa quotidiane vengono prese per fornire a tutti i membri dell'organizzazione indicazioni su come prendere decisioni di spesa e mantenere tali decisioni uniformi in tutta l'organizzazione per l'intero arco di tempo del budget. Rompa l'organizzazione in categorie, per reparto o per funzione, quindi articola le politiche di spesa per ciascuna categoria. Le politiche includono i limiti di spesa trimestrali in settori quali l'hardware tecnologico, i servizi a contratto, le forniture per ufficio e persino i materiali di consumo come il caffè. Includere anche politiche per affrontare il ritmo delle spese, come richiedere un certo numero di chiamate alle linee di assistenza per il supporto tecnologico prima di fornire una tecnologia per riparare un pezzo di equipaggiamento e richiedere tale chiamata prima di pagare per sostituire il pezzo di equipaggiamento a titolo definitivo.
Inserisci i numeri
Utilizza le categorie in cui hai suddiviso le spese organizzative per la formulazione delle politiche di spesa e inserisci i numeri di destinazione effettivi. Se la politica fissa un tetto sull'ammontare che può essere speso trimestralmente sul supporto tecnologico, ora è il momento di dare effettivamente a quel limite un numero. Questi numeri possono essere importi effettivi o possono essere percentuali delle spese trimestrali totali ammissibili. Richiedere le richieste di budget da tutti i capi reparto in modo che i numeri finali non siano assegnazioni arbitrarie da parte del management superiore, ma rispecchino le reali esigenze dell'organizzazione.
Esaminare efficienza e rifiuti
Confrontare le attuali operazioni finanziarie dell'organizzazione con la versione finale dei nuovi obiettivi di bilancio. Se viene rilevata una differenza significativa tra il modo in cui le finanze dell'organizzazione guardano ora rispetto a come dovrebbero apparire sotto il nuovo budget, scoprire perché. Se un dipartimento non spende soldi, la sua efficienza potrebbe risentirne. Analizzare se il contributo di questo dipartimento all'organizzazione nel suo complesso è sofferente a causa di un'allocazione inefficiente delle risorse. Se troppi soldi lasciano l'organizzazione in determinate categorie operative, scopri chi è responsabile di quella zona e chiedi giustificazioni sulle sue abitudini di spesa. Tweak il budget necessario per rafforzare l'efficienza ed eliminare gli sprechi in tutta l'organizzazione.