Atteggiamento nella comunicazione aziendale
La comunicazione aziendale esiste per mantenere il ronzio del commercio. Promuove la buona volontà, informa e persuade o richieste - spesso simultaneamente. Poiché un mittente può realizzare solo comunicazioni riuscite con la cooperazione di un destinatario, è essenziale un atteggiamento appropriato. L'atteggiamento corretto è professionale ma amichevole, non offende e mostra rispetto. Il proprietario di una piccola impresa può ottenerli adattando specificamente il tono del messaggio al lettore o ascoltatore previsto.
Tono
Il tono della voce, sia in messaggi scritti che orali, trasmette il tuo atteggiamento verso la persona che riceve il messaggio. Trasmettere il tono giusto può essere complicato. Il libro "Business Communication: Building Critical Skills" sottolinea che molti di noi sono esperti nel leggere correttamente i toni degli altri, ma a volte non siamo altrettanto bravi a valutare l'impatto del nostro tono. Il primo passo per valutare l'effetto del nostro tono è di prenderne coscienza e poi considerare il destinatario previsto. Il tono usato con un giovane impiegato non è probabilmente adatto ad un potenziale cliente potenziale, per esempio.
Pubblico
In un solo giorno, un proprietario di una piccola azienda potrebbe comunicare molte volte con molte persone. Ogni volta, l'atteggiamento e il tono devono essere adattati al pubblico. A volte più di una persona riceverà il tuo messaggio. Anche se la tua comunicazione potrebbe passare attraverso un gatekeeper e poi essere trasmessa in un secondo momento, il destinatario che più ti preoccupa è il pubblico principale. Questa è la persona che vuoi passare all'azione o alla decisione. Adattare il tono a quel lettore o ascoltatore principalmente. Nel creare il tuo messaggio, considera anche l'attitudine del pubblico principale nei confronti del tuo argomento.
buona volontà
La creazione di buona volontà migliora la tua immagine e l'immagine della tua piccola impresa. Il tuo atteggiamento durante le interazioni può promuovere la buona volontà o corroderla. È possibile mostrare un atteggiamento di buona volontà considerando le preoccupazioni del destinatario del messaggio, concentrandosi su ciò che il ricevente vuole conoscere e proteggere l'ego del ricevente. Questo è chiamato l'approccio "te-atteggiamento". Per concentrarti sul ricevitore, prova ad eliminare "I." Ad esempio, dicendo "Il tuo ordine spedito lunedì" è migliore di "Ho spedito il tuo ordine lunedì".
Positivo vs. Negativo
Un atteggiamento positivo nella comunicazione aziendale aiuta anche a costruire buona volontà. Sottolineando ciò che è giusto con una situazione o ciò che può essere fatto al posto di ciò che non può essere tenuto a bada alla negatività. Quando un messaggio deve contenere cattive notizie, fornire un motivo o un rivestimento d'argento valido. "Business Communication: Building Critical Skills" consiglia di evitare la parola "tu" e di ammorbidire un messaggio negativo usando la voce passiva. Ad esempio, invece di dire "Non sei riuscito a soddisfare i criteri", puoi scegliere "I criteri non sono stati soddisfatti".
Contesto
Il contesto può cambiare l'atteggiamento percepito di un messaggio in modi drammatici. Negli affari, le dinamiche di potenza devono essere considerate quando si crea un messaggio. Comunicare con un superiore richiede maggiore cortesia e formalità di quanto si possa usare con i coetanei. Lo stesso è vero quando comunichi con persone che non conosci bene e i tuoi anziani. Usa i titoli di cortesia - Sig.ra e Sig. - e cognomi. Comunicare un atteggiamento rispettoso attraverso le culture può richiedere una ricerca, poiché gli standard di educazione sono diversi.