Sono richiesto dalla legge per ottenere la forma W-9 dai miei venditori?

È necessario un business per ottenere un numero di identificazione del contribuente (TIN) da qualsiasi fornitore a cui effettua pagamenti che richiedono l'emissione di un modulo 1099-MISC. Un modulo W-9 facilita l'ottenimento di queste informazioni e, in alcune situazioni, potrebbe essere richiesto di richiedere il TIN con un modulo W-9. I fornitori che si rifiutano di fornire un TIN sono soggetti a ritenuta di riserva e la tua azienda può essere penalizzata per non aver trattenuto l'importo richiesto.

Pagamenti che richiedono il modulo di emissione 1099

Quando si pagano $ 600 o più a un fornitore per servizi e tale fornitore non è una società, è necessario emettere il Modulo 1099-MISC. Questo è un ritorno di informazioni usato per riportare il totale pagato a quel venditore per l'anno all'IRS. Quando si archivia un Modulo 1099-MISC, è necessario fornire il nome e il TIN insieme all'importo pagato. È possibile essere soggetti a severe sanzioni per il deposito del modulo 1099 con informazioni mancanti o errate.

Modulo W-9

Il modulo W-9 viene utilizzato per richiedere il TIN di un contribuente, sebbene in molti casi sia possibile stabilire il proprio metodo per ottenere le informazioni richieste. Nel modulo W-9, il fornitore identifica il tipo di organizzazione e fornisce il nome legale e il TIN corrispondente. È una buona idea avere questo modulo in archivio come prova che hai inviato informazioni all'IRS come ti è stato fornito dal venditore. Inoltre, dal momento che non è necessario depositare un Modulo 1099-MISC per i pagamenti alle società, questo modulo fornisce la prova che ti è stato detto che il venditore era una società.

Quando è richiesto il modulo W-9

Se si archivia un modulo 1099-MISC e l'IRS determina che mancano o informazioni errate, si riceve un avviso CP2100 o CP2100A. Se si tratta della prima notifica per un determinato fornitore, è necessario inviare al fornitore un avviso "B" o un avviso di trattenuta di riserva insieme a un modulo W-9 per tentare di ottenere le informazioni corrette. Se il fornitore non risponde entro 30 giorni, è necessario avviare una ritenuta di riserva del 28% dai pagamenti al fornitore fino a quando non fornisce le informazioni corrette. Sottoponi gli importi trattenuti all'IRS.

Ulteriori avvertenze

Se un fornitore si rifiuta di fornire il TIN, è necessario iniziare il trattenimento del 28% di tutti i pagamenti effettuati a quel fornitore fino a quando il fornitore non fornirà un modulo W-9 e le informazioni mancanti. È possibile essere soggetti a sanzioni severe per non aver trattenuto e presentare la ritenuta di riserva.

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