I vantaggi dell'utilizzo di un conto bancario separato per il libro paga

Uno dei compiti noiosi in contabilità è riconciliare i conti, non ultimo dei quali include molti conti bancari della società. La combinazione dei conti fornitori e dei libri paga non è mai una buona idea se si vuole essere in grado di riconciliare rapidamente questi account e avere un ulteriore livello di protezione. L'unico motivo per cui si dispone di un solo conto bancario per entrambi i tipi di transazioni è quando l'azienda è piccola e ha uno staff limitato.

Riconciliazione

Mantenere un conto bancario separato sui salari facilita la riconciliazione delle transazioni bancarie. La maggior parte delle transazioni di riconciliazione sarebbe di natura simile, con il pagamento di assegni o trasferimenti elettronici di fondi, poiché molte persone eleggono il deposito diretto delle loro buste paga. Avere un solo account da cercare quando conciliare le tasse trimestrali sui salari è più facile per l'elaborazione e la verifica. Lascia anche una solida pista di controllo. Errori e transazioni dispari risaltano.

Riconciliazione dei conti

Oltre ad avere un tempo più semplice per riconciliare gli estratti conto senza dover cercare tra i nomi dei vari fornitori per i nomi dei dipendenti, anche la riconciliazione dei conti con la contabilità generale è una funzione più pulita. Il ragioniere sarà in grado di legare le transazioni bancarie al conto del libro paga sul libro mastro senza dover guadare attraverso i dati estranei.

Sicurezza

Poiché molte transazioni sui salari comportano il trasferimento elettronico di fondi (EFT), fornisce un ulteriore livello di sicurezza per gli altri conti bancari e di risparmio della società. Solo persone specifiche hanno accesso all'account delle buste paga e potrebbero essere configurate in modo tale che il trasferimento dei fondi direttamente dall'account principale all'account delle buste paga solo se necessario.

Controlli interni

Il motivo principale per avere un account di gestione stipendi separato è per i controlli interni. Un conto bancario sui salari separa i fondi e quelli che hanno accesso ai fondi dei salari. Una persona che riconcilia i conti da pagare non è un buon candidato per la gestione delle buste paga. Nella contabilità, per proteggere sia l'azienda che il dipendente, i doveri e l'accesso a determinate aree sono tenuti separati per il controllo e la sicurezza. L'impostazione delle autorizzazioni e dei privilegi in base ai doveri è intrinseca alla struttura contabile e riduce l'errore e il potenziale furto o appropriazione indebita.