Vantaggi delle trasmissioni fax

Alcuni dicono che i fax stanno diventando obsoleti nell'era della comunicazione elettronica. Eppure molti uffici hanno ancora i fax e i loro impiegati li usano regolarmente. L'e-mail può essere conveniente in qualche modo, ma ci sono comunque diversi vantaggi che rendono l'invio di fax una forma preferita di trasmissione di documenti per molte persone.

Affidabilità

Tutto ciò che serve per inviare un fax è un fax e un numero di fax del destinatario. In confronto, se si invia un documento tramite e-mail, si rischia la possibilità che il destinatario non disponga del software o delle conoscenze tecniche appropriate per aprirlo e stamparlo. Anche i fax non dispongono di virus o di molti potenziali malfunzionamenti di programmazione dei computer. Il fax ha anche vantaggi di affidabilità rispetto ai messaggi postali, poiché gli invii di posta elettronica rischiano di subire danni o perdite. I fax inviati al numero giusto vengono visualizzati immediatamente sul fax del destinatario.

Sicurezza

Con l'e-mail c'è sempre il rischio che gli account possano essere violati e che i documenti vengano intercettati. Se il tuo ufficio è sicuro, c'è meno rischio con un fax. Inoltre, non vi è alcun rischio nella ricezione di un fax, mentre se si riceve un allegato di posta elettronica esiste il rischio potenziale di introdurre virus e software dannoso sul proprio computer.

Velocità e convenienza

I fax trasmettono istantaneamente. Anche le email si spostano rapidamente, ma possono anche richiedere più tempo se si invia un file di grandi dimensioni che richiede più di qualche secondo per caricarlo o scaricarlo. Inoltre, se si dispone di un documento fisico, è necessario più tempo per eseguirne la scansione, caricarlo e inviarlo di quanto non faccia per inserirlo in un alimentatore di documenti e immettere un numero.

Familiarità e facilità d'uso

I fax sono stati utilizzati negli uffici per decenni e molti professionisti sono abituati a usarli. Sono semplici da usare. Molte persone apprezzano la natura tangibile di un fax rispetto alle trasmissioni elettroniche. Sebbene gli ambienti di ufficio richiedano sempre più che i dipendenti abbiano familiarità con una tecnologia più moderna, i fax sono comunque ancora comuni e sono spesso il metodo preferito per la trasmissione dei documenti.