Vantaggi e svantaggi dell'uso della comunicazione scritta standardizzata nelle organizzazioni

Le comunicazioni scritte sul posto di lavoro possono consistere in una varietà di documenti, dalle e-mail e promemoria ai manuali dei lavoratori e alle pagine del sito web. Comunicazioni scritte in qualsiasi forma possono essere archiviate per riferimento futuro. Queste comunicazioni influenzano anche l'immagine di un'organizzazione nel tempo. Anche le comunicazioni scritte standardizzate possono contribuire o sminuire il marchio e l'identità di un'organizzazione. Ci sono sia vantaggi che svantaggi nell'usare una comunicazione scritta standardizzata nelle organizzazioni.

Standardizzazione

La standardizzazione delle comunicazioni scritte può avvenire in una varietà di forme. Ad esempio, l'organizzazione può semplicemente richiedere che tutti i promemoria vengano scritti sulla carta intestata dell'azienda utilizzando un formato specifico. Le singole organizzazioni possono sviluppare i propri standard di comunicazione scritti o possono fare affidamento sugli standard del settore. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe richiedere che i lavoratori aderiscano a una guida specifica allo stile di scrittura come la Associated Press (AP), che viene utilizzata nell'industria del giornalismo o nella guida American Psychological Association (APA) per le professioni fisiologiche.

vantaggi

La standardizzazione delle comunicazioni scritte utilizzate da un'organizzazione migliora la credibilità all'interno dell'azienda, nonché con clienti e fornitori. Le comunicazioni standardizzate sono facilmente identificabili. Anche le comunicazioni scritte standardizzate possono migliorare l'accuratezza e risparmiare tempo. L'uso di comunicazioni standardizzate può anche aiutare a prevenire le frodi. Ad esempio, se un cliente si abitua a ricevere e-mail specificamente formattate dalla sua banca, sarà più probabile che riconosca una e-mail da un truffatore che finge di lavorare in banca. Il cliente può quindi segnalare l'e-mail di truffa alle autorità competenti.

svantaggi

Mentre la standardizzazione delle comunicazioni scritte può essere utile per un'organizzazione, è essenziale capire che ci sono alcuni svantaggi. Ad esempio, l'organizzazione deve addestrare i lavoratori a utilizzare il formato accettabile, che a volte può essere costoso. Infine, standard estremamente rigidi possono impedire al lavoratore di esprimere completamente il messaggio in modo facilmente comprensibile. Una rigorosa standardizzazione può anche danneggiare la creatività. Per i dirigenti e i lavoratori di tutti i livelli è essenziale capire quando è opportuno allontanarsi dalle linee guida dell'organizzazione per le comunicazioni scritte.

Standard Web

Molte forme di comunicazioni scritte in un'organizzazione possono finire nel sito Web della società o in un database aziendale. La standardizzazione di tali documenti scritti è essenziale. I documenti standardizzati sono facilmente catalogati e catalogati dai sistemi informatici, rendendoli facilmente accessibili ai lavoratori. Inoltre, i documenti Web correttamente formattati sono facilmente ricercati e indicizzati dai motori di ricerca, rendendo le pagine Web dell'organizzazione più prontamente accessibili agli investitori e ai potenziali clienti.

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