Esempi di flussi di lavoro amministrativi

Assistenti amministrativi e altri impiegati impiegano una serie di compiti a supporto di manager, team di vendita e altri dipendenti. Le posizioni amministrative sono spesso lavori entry-level, ma queste posizioni richiedono dipendenti con una forte attenzione ai dettagli che siano in grado di apprendere rapidamente nuove cose. Dare un'occhiata ad alcuni esempi di flusso di lavoro amministrativo può far luce su cosa vuol dire lavorare in una capacità amministrativa.

Pianificazione client

Gli assistenti amministrativi spesso programmano riunioni per i loro supervisori e sono responsabili di informare i loro supervisori sui programmi di riunioni giornaliere e su altri elementi del calendario.

In una breve riunione mattutina, un consulente finanziario può fornire al suo assistente amministrativo un elenco di clienti che devono entrare per riunioni trimestrali. Durante l'intera giornata, l'assistente contatta i clienti via telefono o e-mail per pianificare tali riunioni. L'assistente quindi rileva gli orari delle riunioni nel calendario elettronico del suo supervisore. La mattina di ogni riunione, l'assistente ricorda al consulente finanziario la riunione e chiama il cliente specifico per confermare. Quando i clienti arrivano per le riunioni, l'assistente li saluta nell'area della reception e li riporta in una sala riunioni.

Ricezione di posta

Nelle piccole imprese, i dipendenti amministrativi spesso aggiungono incarichi di gestione della posta alle loro descrizioni di lavoro, in quanto le piccole imprese generalmente non impiegano dipendenti della posta.

Un impiegato amministrativo, come un addetto alla reception, può ricevere un pacco di posta ogni giorno dal servizio postale. L'addetto alla reception ordina ogni busta e pacchetto in base a ciò che ritiene possa essere il contenuto e quindi apre la maggior parte delle lettere e dei pacchetti. L'addetto alla reception può sottoporre a scansione ogni documento in un database elettronico e conservare gli originali per un breve periodo di tempo, oppure può indirizzare il contenuto della posta direttamente ai reparti o ai soggetti appropriati all'interno dell'azienda, scartando qualsiasi posta indesiderata.

Manutenzione del database

I responsabili delle vendite, i consulenti finanziari e altri supervisori orientati al cliente si affidano ai loro assistenti per mantenere ampi database di gestione delle relazioni con i clienti.

In una riunione di metà giornata, un direttore delle vendite può dare al suo assistente un blocco note pieno di appunti presi dalle chiamate del giorno e dagli incontri con i clienti. L'assistente prende gli appunti sulla sua scrivania e inserisce ogni nota nel database appropriato per ciascun cliente. Prima che il manager incontri o chiami di nuovo uno di questi clienti, consulta il CRM per rispolverare le note dell'ultima chiamata o chiede all'assistente di informarlo tramite le note CRM. In qualsiasi momento, il gestore può chiamare l'assistente per cercare anche i numeri di telefono dei clienti, gli indirizzi e-mail o altre informazioni memorizzate nel CRM.

Corrispondenza

La gestione della corrispondenza via mail, telefono o e-mail è parte integrante di un lavoro amministrativo. Il volume delle chiamate che arrivano nelle piccole imprese di successo può richiedere troppo tempo produttivo ai proprietari di aziende senza un aiuto amministrativo.

Un dipendente amministrativo può redigere una lettera sulla base di note prese in una breve riunione con il proprietario della società e quindi mettere la lettera sul banco del proprietario per una firma. Prima che l'assistente riceva la lettera firmata, stampa gli indirizzi su una busta e allega un francobollo, che potrebbe aver acquistato presso un ufficio postale locale con denaro della società. Dopo aver sigillato la lettera nella busta, l'assistente invia la lettera e annota la data di spedizione in un database CRM.

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