Procedure di controllo contabile
I controlli interni sono sistemi e procedure progettati per garantire che tutti i dipendenti svolgano le loro funzioni in modo etico e onesto. I controlli contabili riguardano specificamente l'integrità delle informazioni finanziarie interne e l'accuratezza delle relazioni finanziarie fornite agli estranei. Stabilire procedure di controllo contabile efficaci nelle prime fasi della tua piccola impresa aiuta a creare una cultura di gestione finanziaria etica.
Controllo di contanti
Il controllo del contante è uno degli aspetti più importanti di un sistema di controllo contabile interno. Consenti a pochi dipendenti fidati di effettuare depositi in contanti e impone a questi dipendenti di effettuare depositi il più presto e il più frequentemente possibile. Conserva i registri di tutti i depositi, sia quelli generati internamente sia quelli di deposito bancari, e confrontali con il tuo estratto conto ogni mese. Tieni i contanti in un luogo sicuro quando è a portata di mano. Conservare i depositi preparati in una cassaforte chiusa fino a quando non vengono effettuati i depositi e registrare i registratori di cassa con autenticazione individuale in modo da sapere chi ha effettuato l'accesso a quale registro ea quali orari. Richiedere l'approvazione di un numero ristretto di dipendenti per tutte le erogazioni di denaro, tra cui paghe, conti da pagare e rimborsi ai clienti.
Separazione dei doveri
Assegnare compiti di contabilità e contabilità separati tra i vari membri del personale e, se possibile, anche vari reparti. Ad esempio, non consentire alla persona che effettua depositi bancari di essere l'unico a gestire il registratore di cassa e non consentire alla persona che effettua gli ordini di forniture di firmare assegni ai fornitori. Assicurati che le responsabilità di segnalazione di cassa siano sufficientemente distribuite per prevenire il furto per collusione. Questo può essere fatto dando una certa responsabilità ai dipendenti di prima linea, alcuni ai manager di prima linea e alcuni ai manager di livello superiore.
Documentazione
Conservare le copie di tutti i nastri registratori di cassa, ricevute, fatture, assegni annullati e qualsiasi altra documentazione che registri le transazioni in contanti. Utilizzare questi documenti come una traccia cartacea per indagare sulle perdite di cassa e le discrepanze tra i documenti interni e gli estratti conto bancari.
Informazioni di sicurezza
Implementare misure di sicurezza fisiche ed elettroniche per garantire la sicurezza delle informazioni finanziarie. Conservare i documenti sensibili in aree sicure, come gli schedari bloccati accessibili solo ai dipendenti selezionati. Proteggi i dati finanziari memorizzati nella rete aziendale assumendo un team di amministrazione di rete o stipulando contratti con una società di sicurezza di rete di terze parti. Chiunque abbia accesso fisico o elettronico a dati finanziari può alterare, sostituire, sottrarre o distruggere prove di furto o altre cattive pratiche finanziarie.
verifiche
Ottieni di tanto in tanto audit contabili di terze parti per ottenere l'aspetto di un estraneo nei tuoi sistemi di controllo finanziario. Funziona solo con revisori che non hanno alcuna connessione materiale con la tua azienda o i tuoi dipendenti. Ricorda che hai bisogno degli auditor per scoprire la verità sulla tua immagine finanziaria, anche se sono cattive notizie. L'utilizzo di un revisore esterno per scoprire la cattiva gestione finanziaria all'interno della tua azienda può aiutarti a evitare costose controversie o turbolenze finanziarie in futuro.