6 cose che devi sapere sul libro paga

La mancata esecuzione delle attività del libro paga in modo appropriato può comportare sanzioni da parte delle agenzie governative. I doveri del personale variano a seconda del datore di lavoro. In generale, comprendono l'applicazione delle leggi federali, statali e locali sul lavoro e fiscali. Conoscendo alcune cose critiche sul libro paga, riduci la probabilità di errori e sanzioni.

Esemplare contro dipendente inesistente

La legge sugli standard di lavoro equo stabilisce requisiti federali per i dipendenti esenti, che sono esclusi dalle disposizioni sul pagamento degli straordinari. I dipendenti che non sono esclusi sono etichettati come non esenti e si qualificano per gli straordinari se lavorano più di 40 ore per la settimana. Una classificazione scorretta dei dipendenti esenti e non esenti può far sì che un dipendente erroneamente classificato non riceva le retribuzioni straordinarie a cui ha diritto. I dipendenti salariati sono solitamente esenti e i lavoratori orari normalmente non sono esenti, ma questo non è sempre il caso. Inoltre, alcuni stati hanno i propri criteri per lo stato di esenzione.

Dipendente Contro Indipendente

In un comunicato stampa del 2012, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti ha dichiarato che la classificazione errata dei dipendenti è un problema crescente. Nel 2011, più di $ 5 milioni sono stati raccolti in retribuzioni da dipendenti che sono stati erroneamente classificati come appaltatori indipendenti. Classificare erroneamente un dipendente come un appaltatore indipendente può far sì che il dipendente non riceva determinati benefici, come gli straordinari, i congedi familiari e medici e l'assicurazione di disoccupazione. Secondo l'Internal Revenue Service, un appaltatore indipendente è un lavoratore autonomo. Esiste una relazione datore di lavoro-dipendente se il datore di lavoro controlla come viene svolto il lavoro e quale lavoro verrà svolto. Un dipendente è pagato attraverso il libro paga; un appaltatore indipendente non lo è.

Nuove procedure di noleggio

I datori di lavoro sono tenuti a eseguire nuovi rapporti di assunzione con un'agenzia statale designata poco dopo l'assunzione dei dipendenti. Devono verificare che i dipendenti siano legalmente autorizzati a lavorare nel paese e fornire loro i moduli fiscali necessari per il completamento. Ciò include un W-4 per la ritenuta d'imposta sul reddito federale e, se applicabile, il modulo di ritenuta d'acconto dello stato. Senza la forma, è difficile per i datori di lavoro trattenere accuratamente le imposte dei dipendenti. Il nuovo processo di segnalazione dei noleggi richiede ai datori di lavoro di presentare le informazioni di base del datore di lavoro e dei dipendenti all'agenzia statale. Questo aiuta l'agenzia di sicurezza per il mantenimento dei figli a emettere efficacemente ordini di trattenuta di mantenimento dei figli.

Salario

La comprensione delle leggi sui salari minimi federali e statali è vitale per l'elaborazione delle buste paga. Alcuni stati hanno un salario minimo più alto di quello richiesto dalla legge federale; in tal caso, si applica la tariffa più elevata. Le leggi sul salario minimo si applicano anche ai lavoratori con mancia ed esenti. Alcuni stati richiedono pause di riposo retribuite e stabiliscono leggi sui salari che richiedono ai datori di lavoro di pagare i dipendenti entro un certo periodo. Conoscere le leggi finali sugli stipendi è importante perché descrivono come gestire gli impiegati retribuiti a pagamento.

Le imposte sui salari

Le imposte sul lavoro sono suddivise tra datore di lavoro e passività dei dipendenti. Come datore di lavoro, sei responsabile per la ritenuta e il pagamento delle imposte federali - e applicabili statali e locali - oltre a pagare la tua parte. È inoltre necessario eseguire il reporting fiscale con la rispettiva agenzia. Sanzioni civili e penali possono essere applicate in caso di mancata conformità.

Tenuta del registro

La FLSA richiede ai datori di lavoro di conservare determinati documenti per i dipendenti esenti e non esenti; entrambi hanno requisiti separati. La FLSA impone anche la durata di conservazione dei documenti e la loro conservazione. I documenti includono contratti di lavoro, cartellini orari e registri che mostrano le detrazioni e le aggiunte alle retribuzioni. Lo stato potrebbe anche avere requisiti di tenuta dei registri.

considerazioni

Le leggi sui salari sono suscettibili di modifiche, quindi stai attento ai cambiamenti che riguardano l'anno esistente e quello in corso. Ci sono più aspetti del libro paga, come l'assunzione di membri della famiglia, gli schemi di pagamento degli stipendi, i requisiti del periodo di pranzo, i calcoli delle imposte sui salari, l'audit sui salari, i requisiti di stub, i cronometraggi, la riconciliazione dei salari e il sequestro dei salari. In caso di dubbi, contattare l'agenzia di gestione o un consulente per i salari.