3 tipi di documenti commerciali

Le aziende trattano centinaia di diversi tipi di documenti, ma i documenti possono essere generalmente classificati come informativi, negativi o persuasivi. I tipi di messaggi possono sovrapporsi; per esempio, un messaggio potrebbe essere sia negativo che informativo. Quasi tutti i documenti aziendali tentano di utilizzare il messaggio del documento per creare una buona volontà adattandosi alle esigenze del pubblico desiderato. Gli scrittori adattano i documenti a seconda di un numero di variabili del pubblico, incluse le dimensioni, la posizione e le caratteristiche del pubblico.

Documenti informativi

I documenti informativi includono rendiconti finanziari, newsletter, rapporti di ricerca, riepiloghi, note di ringraziamento e rettifiche di conto. Le trasmissioni sono un'altra forma di messaggio informativo che spiega cosa viene inviato. Fax ed e-mail con allegati vengono spesso con lettere di trasmissione. Per fornire il messaggio previsto, i documenti informativi dovrebbero essere pertinenti e brevi, o semplici se non è possibile un brief. I documenti informativi positivi non hanno bisogno dello stesso livello di avviamento come documento persuasivo o negativo, ma i messaggi informativi dovrebbero comunque mostrare considerazione per il pubblico previsto.

Documenti negativi

I documenti negativi vengono utilizzati per un numero di scopi, spesso per scusarsi o spiegare una situazione negativa. Tipi di documenti negativi includono respingimenti, avvisi disciplinari, valutazioni delle prestazioni negative, licenziamenti e licenziamenti. Per costruire o riparare la buona volontà, gli scrittori di documenti negativi possono tentare di riformulare le informazioni come positive o persuasive. Gli scrittori di documenti negativi rifusi devono garantire che gli elementi negativi siano ancora compresi e che il pubblico capisca il messaggio previsto dal documento.

Documenti persuasivi

Documenti persuasivi tentano di convincere il pubblico a sottoscrivere il punto di vista degli scrittori. Pubblicità, curriculum, valutazioni delle prestazioni e appelli per raccogliere fondi sono tutti tipi di documenti persuasivi. Scrivere un documento persuasivo può richiedere un po 'più di strategia rispetto alla scrittura di altri tipi di documenti perché lo scrittore deve prevedere e affrontare potenziali obiezioni del pubblico. Gli autori di documenti persuasivi possono indirizzare le obiezioni del pubblico facendo appello alle emozioni e offrendo ragioni per intraprendere un'azione immediata.

Costruire buona volontà

Oltre agli altri scopi, i documenti aziendali di solito creano o ripristinano l'avviamento con il pubblico previsto. La buona volontà consente al pubblico di sapere che il mittente del documento è premuroso e amichevole. Questa considerazione rende più probabile che il pubblico capisca e agisca sul messaggio del documento. Gli scrittori di documenti dimostrano buona volontà organizzando le informazioni per soddisfare le esigenze del pubblico, sottolineando informazioni positive, mostrando cortesia e strutturando il documento in base agli standard aziendali e del settore

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