10 regole per una corretta etichetta di business meeting
L'adesione alla corretta etichetta per un incontro di lavoro stabilisce il rispetto tra i partecipanti alla riunione, aiuta l'incontro a iniziare e termina in tempo e favorisce un'atmosfera di cooperazione. La mancanza di etichetta e la scarsa pianificazione sono due dei motivi principali per cui molti incontri di lavoro falliscono. Insegna all'etichetta aziendale del tuo personale per garantire che le riunioni della tua azienda siano efficaci.
1. Arrivo in anticipo (senza scuse)
Arrivo alla sede della riunione di lavoro con almeno 15 minuti di anticipo. Questo mostra rispetto e ti permette di trovare un posto e di essere situato prima dell'inizio della riunione.
2. Segui l'agenda
Il presidente della riunione dovrebbe far circolare l'agenda di una riunione per ogni partecipante almeno una settimana prima. I partecipanti devono chiamare il presidente per esprimere eventuali preoccupazioni sull'agenda almeno 48 ore prima della riunione. Il presidente e il partecipante interessato avranno quindi il tempo di stabilire se è necessario apportare modifiche. L'ordine del giorno dovrebbe anche menzionare gli orari di inizio e fine della riunione.
3. Preparati con cura
Ogni partecipante dovrebbe venire all'incontro con tutti i materiali e i dati di cui avrà bisogno e una comprensione del tema dell'incontro. L'intero scopo dell'incontro è discutere l'argomento in questione. Hai sprecato il tempo di tutti se non sei disposto a contribuire.
4. Prendi pause regolari
Le riunioni dovrebbero avere una pausa ogni due ore per garantire che i partecipanti rimangano concentrati. Punta a pause di circa 20 minuti e il pasto si rompe per circa 30 minuti.
5. Seguire il codice di abbigliamento
Il presidente dovrebbe indicare quale tipo di abbigliamento è richiesto per l'incontro, sia di tipo business casual che formale, ei partecipanti dovrebbero seguire tale regola. Un elenco rappresentativo dell'abbigliamento sarebbe utile in quanto i partecipanti potrebbero avere opinioni divergenti su cosa sia il business casual e il business formale. Ad esempio, elencando la riunione come formale aziendale, è possibile indicare che una camicia button-down e pantaloni kaki sono sufficienti.
6. Parla a turno
Mantenere l'incontro organizzato parlando solo quando si ha la parola. Poni domande durante il periodo di domanda designato e alza la mano per essere riconosciuta dal presidente come se avesse la parola. Non interrompere qualcuno mentre sta parlando o facendo una domanda.
7. Ascolta, ascolta davvero
Potresti scoprire che molte delle domande che hai su un argomento hanno una risposta dal contenuto della riunione. Ascolta attentamente l'incontro e prendi appunti. L'ascolto attivo è rispettoso e ti dà una solida base per formulare la tua risposta.
8. Mantieni la calma
Evita le abitudini nervose come picchiettare una penna sul tavolo, emettere rumori udibili con la bocca, frusciare le carte o battere i piedi sul pavimento. Ciò distrae gli altri partecipanti e ti fa sembrare ansioso, anche se non lo sei.
9. Sii gentile con il tuo telefono
Spegni il cellulare prima dell'inizio della riunione. Se ti aspetti una chiamata urgente, imposta il telefono per vibrare e scusarti dalla riunione se la chiamata arriva. A meno che i computer portatili non siano stati approvati per la riunione, spegnila e abbassa lo schermo in modo da non ostacolare vista.
10. Non portare gli ospiti
Non portare ospiti non annunciati a una riunione. Se hai qualcuno che vorresti portare a una riunione, contatta il presidente per ottenere il permesso di portare il tuo ospite. Se il permesso non è concesso, allora non portarlo.