10 motivi per cui i progetti superano il budget

Statisticamente, almeno l'85 percento di ogni progetto supera il budget in una certa misura. Ciò è spesso dovuto a eventi imprevisti al di fuori del controllo umano. Fortunatamente, puoi influenzare le probabilità a tuo favore se hai consapevolezza di cosa potrebbe andare storto. Lasciando spazio al budget per l'imprevisto e sviluppando un piano di emergenza, è possibile ridurre la probabilità di esaurire i fondi.

Inesperienza del capo progetto

L'inesperienza del leader di un progetto può significare che qualsiasi aspetto di esso potrebbe essere inavvertitamente gestito male, incluso il budget. Mentre è vero che c'è una prima volta per ogni impresa, un capo progetto che è nuovo alle responsabilità della posizione può incontrare più ostacoli di uno che è esperto nel vedere un progetto dall'inizio alla fine. I leader dei progetti Neophyte richiedono maggiore assistenza e supervisione durante tutto il processo o, per lo meno, un mentore che può essere considerato affidabile per fornire consigli oculati e obiettivi.

Scarsa comunicazione / gestione del personale

Affinché un progetto possa svilupparsi, dovrebbe essere presente una comunicazione accurata e tempestiva in tutte le fasi. Il leader del progetto deve esprimere chiaramente ciò che è necessario e ciò che sta accadendo con fornitori, appaltatori, membri dell'equipaggio / team e amministratori. Anche i singoli membri dell'equipaggio / team devono comunicare bene tra loro. Malintesi durante la pianificazione e l'esecuzione portano a compiti non eseguiti correttamente. Correggere la situazione può causare ritardi e sovraccosti di budget. I colleghi dovrebbero tenersi reciprocamente aggiornati durante tutto il processo per aiutare i timeline proiettati a convergere e costi imprevisti minimi.

Errore umano

L'errore umano va da un punto decimale omesso o fuori posto su un bilancio a un equipaggiamento o forniture errati ordinati. Indipendentemente dalla forma che può assumere, gli errori possono essere costosi. La maggior parte delle forme di errore umano può essere mitigata prendendo un momento per verificare i documenti, gli ordini e ricontrollare le eventuali modifiche nel momento in cui si verificano.

Perdita da danni o malfunzionamenti

Quando l'attrezzatura principale è rotta sul posto, danneggiata durante l'installazione o non funziona come previsto, deve essere riordinata, sostituita o riparata per riportare il progetto in carreggiata. Ciascuna di queste situazioni può essere una spesa inaspettata per il budget assegnato. Una percentuale di ciascun budget di progetto dovrebbe essere accantonata in anticipo per evitare di deviare i fondi dai bisogni previsti (fino al 30%).

Problemi di relazione del fornitore

Problemi con fornitori esterni, fornitori o fornitori possono influire sul budget del progetto. Utilizzare solo i fornitori che hanno un'ottima reputazione per essere affidabili e qualificati. La mancanza di professionalità, l'incapacità di rispettare le scadenze e il lavoro scadente implicheranno l'individuazione di un altro venditore durante il progetto e il pagamento di nuove tasse per la sostituzione di un fornitore.

Assenteismo dei dipendenti

Un certo grado di assenteismo potrebbe verificarsi a causa di malattia o emergenza, ma se è eccessivo, impedirà il successo di un progetto. Gli individui scelti per guidare un progetto devono essere completamente investiti personalmente per vederlo fino al completamento e scelti con cura dalla direzione. Se i dipendenti devono essere sostituiti a metà progetto, i ritardi sono probabilmente dovuti alla curva di formazione / apprendimento che la nuova persona deve subire. Se un numero di dipendenti viene perso, e non sostituito, completare l'attività a portata di mano sarà più difficile con meno persone che hanno più doveri.

Scarsa lavorazione

Le attività assegnate non dovrebbero essere completate solo in tempo, ma dovrebbero anche essere eseguite bene. Le scarse prestazioni lavorative che richiedono più di un aggiustamento o una revisione costano più denaro a causa dei requisiti straordinari e possono mettere a dura prova qualsiasi budget. Avere professionisti esperti e qualificati in un progetto può fare la differenza.

Fattori ambientali

Poco si può fare per il tempo inclemente o per i disastri naturali. Un progetto può essere emarginato inaspettatamente e indefinitamente a causa di condizioni che impediscono ai membri del team di arrivare sul posto, ritardare la consegna delle forniture o comportare una perdita parziale o totale. Recuperare da questo tipo di battuta d'arresto non è una questione semplice, ma allocare denaro all'assicurazione nelle fasi iniziali di pianificazione di un progetto è saggio.

Mancanza di lungimiranza

Una pianificazione inadeguata è responsabile della maggior parte delle carenze del budget. In parole povere, quando vengono assegnati meno fondi del necessario per un progetto, è certo che saranno necessari più soldi per vedere il progetto fino al completamento. Non comprendere ciò che è richiesto finanziariamente per un'impresa, dai salari alle spese generali, può portare a esaurire i fondi nelle fasi iniziali.

Scarsa assegnazione di risorse

I fondi preventivati ​​devono essere usati con giudizio per evitare spese esorbitanti in aree non vitali. Spendere troppi soldi in un settore e non abbastanza in un altro può compromettere l'intero progetto, specialmente in una piccola impresa con fondi limitati. Un esempio potrebbe essere la costruzione / ristrutturazione di una cucina in cui i costi sono stati tagliati utilizzando materiali di pavimentazione più economici al fine di permettersi elettrodomestici di fascia più alta, per impieghi gravosi. Dopo l'installazione del pavimento, gli elettrodomestici sono stati consegnati. La pavimentazione scadente è stata danneggiata quando sono stati portati gli elettrodomestici e ora è necessario ordinare nuovi pavimenti. Non solo la cronologia è stata influenzata, ma anche il budget. Una scelta migliore sarebbe stata quella di ordinare pavimenti e elettrodomestici di buona qualità a prezzi moderati per tenere sotto controllo il budget e il progetto nei tempi previsti.